Boryszew S.A.: Hoe we de afhandelingstijd van voertuigen met wel 40% hebben verminderd

• 
• Boryszew S.A.
• Boryszew ERG Branch in Sochaczew
• Boryszew ERG is een bedrijf met een traditie van meer dan 100 jaar, momenteel eigendom van een van de grootste industriële groepen in Polen: BORYSZEW S.A. Capital Group. Het bedrijf is fabrikant van onder andere de meest herkenbare radiatorvloeistoffen – BORYGO.

Een goed georganiseerd magazijn is een van de belangrijkste elementen van een efficiënt bedrijf. Hoe was uw magazijn georganiseerd voordat u de oplossing implementeerde? Hoe zag het boekingsproces van uw vervoerders eruit?

Adam Jasiecki: Vervoerders en leveranciers hebben ons per telefoon en e-mail op de hoogte gebracht van de aankomst van het voertuig. We hebben het schema handmatig gemaakt voor onze eigen doeleinden. We hadden geen informatie over de gegevens van de bestuurder of het kenteken van het voertuig. We werden op het laatste moment geïnformeerd over het tijdstip van aankomst van de vrachtwagen om te laden, waardoor het moeilijk was om de werkzaamheden van het magazijn goed te plannen. Ons magazijn is erg groot. Er waren vaak situaties waarin we niet wisten of een voertuig het magazijn al was binnengekomen of niet.

Justyna Lusztak: Bijna dagelijks hadden we te maken met wachtrijen bij het laden en lossen. We hadden geen gegevens over het exacte tijdstip van aankomst en vertrek van vervoerders en leveranciers. We misten ook een tool voor communicatie tussen werknemers – namelijk bewakers, winkeliers en logistiek medewerkers.

Waarom bent u geïnteresseerd geraakt in de oplossing voor tijdslotbeheer?

A.J.: We wisten dat er een tijd zou komen dat digitalisering van de magazijnprocessen nodig zou zijn. Er ontstonden problemen met wachtrijen bij het laden en lossen, het magazijn kon de lopende taken niet aan.

Waarom heb je gekozen voor de tool van Trans.eu – de Dock Scheduler?

J.L.: We hebben voor Trans.eu gekozen vanwege het brede scala aan IT-diensten die we aan fabrikanten bieden, vooral op het gebied van logistieke ondersteuning. De beschikbare functionaliteiten op het platform, de duur van de projectimplementatie en de kosten onderscheiden het aanbod van anderen.

Hoe verliep de implementatie van de Dock Scheduler in uw bedrijf? Hoe beoordeelt u de samenwerking met uw accountmanager?

J.L.: De implementatie zelf duurde ongeveer 2 maanden. Naast de samenwerking met de accountmanager hebben we ook contact gehad met de mensen die verantwoordelijk zijn voor de ontwikkeling van de module en de implementatieafdeling van Trans.eu. Na ondertekening van de opdracht ontvingen we het implementatieplan, waarin alle stappen beschreven staan. We konden op elk moment rekenen op de steun van de mensen die bij het project betrokken waren.

Welke gebieden zijn verbeterd?

J.L.: Ten eerste hebben we ons laad- en losproces goed kunnen organiseren. Medewerkers van beveiliging, magazijn, logistiek en inkoop hebben toegang tot het platform, waardoor we in één omgeving werken en de informatiestroom veel efficiënter verloopt. We kunnen op elk moment zien wat er met het voertuig gebeurt: vanaf de aankomst bij de poort van het magazijn, via het laden/lossen tot het vertrek van het voertuig uit het magazijn. Wachtrijen bij laden en bezorgen zijn verminderd. Onderaannemers zijn tevreden. We hebben ook meer controle over het voertuig en, indien nodig, de mogelijkheid om de werktijden flexibel te wijzigen.

We hebben de afhandelingstijd van voertuigen met 40% kunnen verkorten, we hebben een consistente communicatie en informatiestroom binnen de organisatie, het magazijnwerk is gepland en gelijkmatig verdeeld over de dag.

Verandering zorgt altijd voor angst en zelfs weerstand bij medewerkers. Wat waren de grootste angsten in uw bedrijf vóór de systeemimplementatie? Hoe reageerden de magazijnmedewerkers op de veranderingen?

A.J.: Het is waar, elke verandering veroorzaakt angst bij werknemers, vooral als er een nieuwe technologische tool wordt geïntroduceerd. Trans.eu-trainers hebben workshops gegeven over het gebruik van het platform voor alle groepen die baat zullen hebben bij de tool. De grootste zorg was het doorvoeren van wijzigingen in het beveiligings- en magazijnpersoneel. Gelukkig bleken de modules duidelijk en gebruiksvriendelijk. En ook nog eens veilig, want ze voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot specifieke functies van het platform. Na een paar presentaties van het systeem, waardeerden Justyna en ik de eenvoud van de tool en waren we niet bang voor de technologische barrière. We hoefden alleen maar het huidige proces te vertalen naar een nieuw bedrijfsmodel en het werkte.

Hoe reageerden uw aannemers (vervoerders) op de nieuwe manier van boeken?

J.L.: Al onze vaste onderaannemers gebruiken het Trans.eu Platform en zijn bekend met deze werkomgeving. De verandering van het besturingsmodel en de noodzaak om boekingen via de Dock Scheduler te doen, vormden voor hen geen groot probleem, vooral dat het geen extra kosten met zich meebracht.

Wat was volgens jou de grootste uitdaging tijdens het hele implementatieproces?

J.L.: Gewoonten veranderen en mensen overtuigen van de voordelen van het implementeren van de nieuwe tool. Een verandering doorvoeren vereist gedurfde acties en het nemen van verantwoordelijkheid. In overleg met de directie van het bedrijf en de magazijnbeheerder hebben we besloten dat dit de juiste stap was en ons op de lange termijn tastbare voordelen zou opleveren. We werken regelmatig samen met bedrijven die vergelijkbare tools gebruiken, dus het leek ons ​​een goed idee om hier ook iets soortgelijks te introduceren.

Hoe ziet het er nu uit, is het beoogde effect bereikt na de implementatie van ons systeem?

J.L.: We hebben onze doelen bereikt. In het begin was het niet eenvoudig, maar na een paar maanden implementatie kunnen we zien dat de tool is geaccepteerd door de medewerkers. We zijn erin geslaagd om de afhandelingstijd van het voertuig met 40% te verkorten, we hebben een consistente communicatie en informatiestroom binnen de organisatie, het magazijnwerk is gepland en gelijkmatig verdeeld over de dag.

U maakt nu actief gebruik van time slot management. Wat is er veranderd in de magazijnoperatie na de implementatie van de tool?

A.J.: Ten eerste kunnen we het voertuig continu volgen van aankomst tot vertrek dankzij de beschikbare statussen op het platform. Wij hebben toegang tot actuele en historische gegevens over onze leveringen en verzendingen. Aangezien 80% van de leveringen de dag ervoor wordt geboekt, kunnen we ons aan de magazijnplanning houden. Aan het einde van de werkdag hebben we een overzicht of alle ingeplande boekingen zijn afgerond. Bij onverwachte wijzigingen kunnen we ook realtime reageren, wat ons volledige flexibiliteit geeft.

Hoe is de situatie nu? Zien magazijnmedewerkers enige waarde na het implementeren van de tool?

A.J.: Bovenal hebben we orde in het proces. De tool is eenvoudig, gebruiksvriendelijk en toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij het laad- en losproces. De statussen geven ons echte controle over wat er met het voertuig gebeurt van aankomst tot vertrek. Medewerkers hebben de waarde van de implementatie ingezien en nu is de Dock Scheduler voor hen geen probleem. Op dit moment zijn alle leveringen geboekt, wat ons heeft geholpen om vertragingen te verminderen.