Boryszew S.A.: Cómo redujimos el tiempo de espera de vehículos hasta en un 40%

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• Boryszew S.A.
• Sucursal de Boryszew ERG en Sochaczew
• Boryszew ERG es una empresa con más de 100 años de tradición, actualmente propiedad de uno de los mayores grupos industriales de Polonia: BORYSZEW S.A. Capital Group. La empresa es fabricante, entre otros, de líquidos para los conocidos radiadores BORYGO.

Un almacén bien organizado es uno de los elementos más importantes de una empresa eficiente. ¿Cómo estaba organizado vuestro almacén antes de implementar la solución? ¿Cómo fue el proceso de reserva de vuestros transportistas?

Adam Jasiecki: Los transportistas y proveedores nos notificaban la llegada del vehículo por teléfono o correo electrónico y nosotros creábamos el horario manualmente con nuestros propios medios. No teníamos información de los datos del conductor ni de la matrícula del vehículo. Nos informaban de la hora de llegada del camión para la carga en el último minuto, lo que dificultaba la planificación adecuada del trabajo del almacén. Nuestro almacén es muy grande y a menudo había situaciones en las que no sabíamos si un vehículo ya había entrado en el almacén o no.

Justyna Lusztak: Teníamos que lidiar con colas en la carga y descarga casi todos los días. No teníamos datos que mostraran la hora exacta de llegada y salida de los transportistas y proveedores. También carecíamos de una herramienta para la comunicación entre los empleados: personal de seguridad, de almacén y responsables de logística.

¿Por qué os interesó una solución de gestión de muelles por franjas horarias?

A.J.: Sabíamos que llegaría un momento en el que sería necesaria la digitalización de los procesos del almacén. Aparecieron problemas con las colas en la carga y descarga y el almacén no podía manejar el volumen de trabajo.

¿Por qué habéis elegido la herramienta que ofrece CargoON, Dock Scheduler?

J.L.: La elegimos por la amplia gama de servicios tecnológicos que ofrece a los fabricantes, especialmente en el área de soporte logístico. Las funcionalidades disponibles en la plataforma, el tiempo de implementación del proyecto y los costos diferenciaron la oferta de otras.

¿Cómo se realizó la implementación del Dock Scheduler en vuestra empresa? ¿Cómo calificarías la cooperación con vuestro asesor asignado?

J.L.: La implementación en sí llevó alrededor de 2 meses. Además de trabajar con el responsable de la cuenta, también estuvimos en contacto con los responsables del desarrollo del módulo y el departamento de implementación de Trans.eu. Tras firmar el contrato, recibimos un calendario de implementación, que describía todos los pasos. En todo momento pudimos contar con el apoyo de las personas involucradas en el proyecto.

¿Qué áreas se han mejorado?

J.L.: En primer lugar, pudimos organizar nuestro proceso de carga y descarga. Los empleados de los departamentos de seguridad, almacén, logística y compras tienen acceso a la plataforma, por lo que trabajamos en un solo entorno y el flujo de información es mucho más eficiente. Podemos ver lo que está pasando con el vehículo en cualquier momento: desde su llegada a la puerta del almacén, pasando por el muelle de carga y descarga, hasta la salida del vehículo de nuestras instalaciones. Se han reducido los tiempos de espera y las paralizaciones, por lo que nuestros transportista subcontratados están satisfechos. También tenemos más control sobre el vehículo y, si es necesario, la posibilidad de cambio flexible de tiempos de operación.

Hemos sido capaces de reducir el tiempo de manipulación de vehículos en un 40 %, tenemos un flujo constante de comunicación e información dentro de la organización, el trabajo de almacén está planificado y distribuido uniformemente a lo largo del día.

El cambio siempre provoca ansiedad e incluso resistencia entre los empleados. ¿Cuáles eran los mayores temores en la empresa antes de la implementación del sistema? ¿Cómo reaccionaron los empleados del almacén a los cambios?

A.J.: Es cierto, todo cambio genera ansiedad entre los empleados, sobre todo si se introduce una nueva herramienta tecnológica. Los tecnicos de CargoON realizaron formaciones sobre el uso de la plataforma para todo el personal que tenía que usar la herramienta. La mayor preocupación era hacer cambios en el personal de seguridad y almacén. Afortunadamente, la plataforma resultó fácil de usar y segura, ya que impiden el acceso no autorizado a funciones específicas de la aplicación. Después de algunas presentaciones del sistema, Justyna y yo apreciamos la simplicidad de la herramienta y no teníamos miedo de la barrera tecnológica. Solo tuvimos que traducir el proceso actual a un nuevo modelo de operación y funcionó.

¿Cómo reaccionaron tus transportistas a la nueva forma de reservar?

J.L.: Todos nuestros proveedores de transporte habituales utilizan la Plataforma Trans.eu y están familiarizados con este entorno de trabajo. El cambio de modelo operativo y la necesidad de realizar reservas a través del Dock Scheduler no les supuso mayor problema, sobre todo porque no supone ningún coste adicional.

¿Cuál crees que ha sido el mayor desafío durante todo el proceso de implementación?

J.L.: Cambiar hábitos y convencer a la gente de los beneficios de implementar la nueva herramienta. Hacer un cambio requiere acciones audaces y asumir responsabilidad. En consulta con la dirección de la empresa y el gerente del almacén, decidimos que este era el paso correcto y que nos traería beneficios tangibles a largo plazo. Trabajamos regularmente con empresas que usan herramientas similares, por lo que pensamos que sería una buena idea presentar algo similar aquí también.

¿Cómo se percibe ahora? ¿Se ha logrado el efecto deseado después de la implementación de nuestro sistema?

J.L.: Hemos logrado nuestros objetivos. No fue fácil al principio, pero después de unos meses de implementación podemos ver que la herramienta ha sido aceptada por los empleados. Logramos acortar el tiempo de gestión de vehículos en un 40%, tenemos un flujo constante de comunicación e información dentro de la organización, el trabajo de almacén está programado y distribuido uniformemente a lo largo del día.

Ahora que estáis utilizando activamente la gestión de franjas horarias ¿qué ha cambiado en la operación del almacén después de implementar la herramienta?

A.J.: En primer lugar, podemos monitorear continuamente el vehículo desde su llegada hasta su salida gracias a los estados disponibles en la plataforma. Tenemos acceso a datos actuales e históricos de nuestras entregas y envíos. Dado que el 80% de las entregas se reservan el día anterior, podemos cumplir con el horario del almacén. Al final de la jornada laboral, tenemos una visión general de si se han completado todas las reservas programadas. En caso de cambios inesperados, también podemos responder en tiempo real, lo que nos brinda total flexibilidad.

¿Cuál es la situación ahora? ¿Los empleados del almacén ven algún valor después de implementar la herramienta?

A.J.: Sobre todo, tenemos orden en el proceso. La herramienta es simple, fácil de usar y accesible para cualquier persona involucrada en el proceso de carga y descarga. Los estados nos dan un control real sobre lo que sucede con el vehículo desde la llegada hasta la salida. Los empleados han visto el valor de la implementación y ahora Dock Scheduler no es un problema para ellos. De momento, todas las entregas están reservadas, lo que nos ha ayudado a reducir los retrasos.