Boryszew S.A.: Come abbiamo ridotto i tempi di movimentazione dei veicoli fino al 40%

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• Boryszew S.A.
• Filiale Boryszew ERG a Sochaczew
• Boryszew ERG è un’azienda con oltre 100 anni di tradizione, attualmente di proprietà di uno dei maggiori gruppi industriali in Polonia: BORYSZEW S.A. Capital Group. L’azienda è un produttore, tra gli altri, dei fluidi per radiatori più riconoscibili: BORYGO.

Un magazzino ben organizzato è uno degli elementi più importanti di un’azienda efficiente. Com’era organizzato il tuo magazzino prima di implementare la soluzione? Com’è stato il processo di prenotazione dei tuoi corrieri?

Adam Jasiecki: I vettori e i fornitori ci hanno comunicato l’arrivo del veicolo tramite telefono ed e-mail. Abbiamo creato il programma manualmente per i nostri scopi. Non avevamo informazioni sui dati del conducente o sul numero di targa del veicolo. Siamo stati informati dell’orario di arrivo del camion per il carico all’ultimo minuto, il che ha reso difficile pianificare correttamente il lavoro del magazzino. Il nostro magazzino è molto grande. C’erano spesso situazioni in cui non sapevamo se un veicolo fosse già entrato o meno nel magazzino.

Justyna Lusztak: Quasi ogni giorno abbiamo dovuto fare i conti con le code durante il carico e lo scarico. Non avevamo dati che mostrassero l’ora esatta di arrivo e partenza di vettori e fornitori. Ci mancava anche uno strumento per la comunicazione tra i dipendenti, vale a dire guardie di sicurezza, magazzinieri e addetti alla logistica.

Perché ti sei interessato alla soluzione di gestione delle fasce orarie?

A.J.: Sapevamo che sarebbe arrivato il momento in cui sarebbe stata necessaria la digitalizzazione dei processi di magazzino. Sono emersi problemi con le code al carico e scarico, il magazzino non era in grado di gestire le attività in corso.

Perché hai scelto lo strumento offerto da Trans.eu – il Dock Scheduler?

J.L.: Abbiamo scelto Trans.eu per la sua vasta gamma di servizi IT offerti ai produttori, in particolare nel settore del supporto logistico. Le funzionalità disponibili sulla piattaforma, i tempi di implementazione del progetto ei costi hanno distinto l’offerta dalle altre.

Come è stata eseguita l’implementazione del Dock Scheduler nella tua azienda? Come valuteresti la collaborazione con il tuo account manager?

J.L.: L’implementazione stessa ha richiesto circa 2 mesi. Oltre a lavorare con l’account manager, abbiamo anche contattato le persone responsabili dello sviluppo del modulo e il dipartimento di implementazione di Trans.eu. Dopo aver firmato l’ordine, abbiamo ricevuto il programma di attuazione, che ha delineato tutti i passaggi. In ogni momento abbiamo potuto contare sul supporto delle persone coinvolte nel progetto.

Quali aree sono state migliorate?

J.L.: Prima di tutto, siamo riusciti a organizzare il nostro processo di carico e scarico. I dipendenti dei reparti sicurezza, magazzino, logistica e acquisti hanno accesso alla piattaforma, quindi lavoriamo in un unico ambiente e il flusso di informazioni è molto più efficiente. Possiamo vedere cosa sta succedendo con il veicolo in qualsiasi momento: dal suo arrivo al cancello del magazzino, attraverso il carico/scarico, fino alla partenza del veicolo dai locali del magazzino. Le code al carico e alla consegna sono state ridotte. I subappaltatori sono soddisfatti. Abbiamo anche un maggiore controllo sul veicolo e, se necessario, la possibilità di modificare in modo flessibile i tempi operativi.

Siamo riusciti a ridurre del 40% i tempi di movimentazione dei veicoli, abbiamo un flusso costante di comunicazioni e informazioni all’interno dell’organizzazione, il lavoro di magazzino è pianificato e distribuito uniformemente nell’arco della giornata.

Il cambiamento provoca sempre ansia e persino resistenza tra i dipendenti. Quali erano le maggiori paure nella tua azienda prima dell’implementazione del sistema? Come hanno reagito i dipendenti del magazzino ai cambiamenti?

A.J.: È vero, ogni cambiamento provoca ansia tra i dipendenti, soprattutto se viene introdotto un nuovo strumento tecnologico. I formatori di Trans.eu hanno condotto seminari sull’uso della piattaforma per tutti i gruppi che beneficeranno dello strumento. La preoccupazione maggiore era apportare modifiche al personale di sicurezza e magazzino. Fortunatamente, i moduli si sono dimostrati chiari e facili da usare. E anche sicuri, in quanto impediscono l’accesso non autorizzato a specifiche funzioni della piattaforma. Dopo alcune presentazioni del sistema, io e Justyna abbiamo apprezzato la semplicità dello strumento e non abbiamo avuto paura della barriera tecnologica. Dovevamo solo tradurre l’attuale processo in un nuovo modello operativo e ha funzionato.

Come hanno reagito i vostri appaltatori (vettori) al nuovo modo di prenotare?

J.L.: Tutti i nostri subappaltatori regolari utilizzano la piattaforma Trans.eu e hanno familiarità con questo ambiente di lavoro. Il cambio del modello operativo e la necessità di effettuare le prenotazioni tramite il Dock Scheduler non hanno posto loro grossi problemi, soprattutto perché non comporta costi aggiuntivi.

Quale pensi sia stata la sfida più grande durante l’intero processo di implementazione?

J.L.: Cambiare le abitudini e convincere le persone dei vantaggi dell’implementazione del nuovo strumento. Fare un cambiamento richiede azioni coraggiose e assunzione di responsabilità. In consultazione con il consiglio di amministrazione dell’azienda e il responsabile del magazzino, abbiamo deciso che questo era il passo giusto e ci avrebbe portato vantaggi tangibili a lungo termine. Lavoriamo regolarmente con aziende che utilizzano strumenti simili, quindi abbiamo pensato che sarebbe stata una buona idea introdurre qualcosa di simile anche qui.

Che aspetto ha ora, l’effetto desiderato è stato raggiunto dopo l’implementazione del nostro sistema?

J.L.: Abbiamo raggiunto i nostri obiettivi. All’inizio non è stato facile, ma dopo alcuni mesi dall’implementazione possiamo vedere che lo strumento è stato accettato dai dipendenti. Siamo riusciti ad accorciare del 40% i tempi di movimentazione dei veicoli, abbiamo un flusso costante di comunicazioni e informazioni all’interno dell’organizzazione, il lavoro di magazzino è programmato e distribuito uniformemente nell’arco della giornata.

Ora stai utilizzando attivamente la gestione delle fasce orarie. Cosa è cambiato nelle operazioni di magazzino dopo l’implementazione dello strumento?

A.J.: Innanzitutto siamo in grado di monitorare continuamente il veicolo dal suo arrivo alla sua partenza grazie agli stati disponibili sulla piattaforma. Abbiamo accesso ai dati attuali e storici sulle nostre consegne e spedizioni. Poiché l’80% delle consegne viene prenotato il giorno prima, siamo in grado di rispettare il programma del magazzino. Alla fine della giornata lavorativa, abbiamo una panoramica se tutte le prenotazioni programmate sono state completate. In caso di cambiamenti imprevisti, possiamo anche rispondere in tempo reale, il che ci offre piena flessibilità.

Qual è la situazione ora? I dipendenti del magazzino vedono qualche valore dopo aver implementato lo strumento?

A.J.: Soprattutto, abbiamo ordine nel processo. Lo strumento è semplice, intuitivo e accessibile a chiunque sia coinvolto nel processo di carico e scarico. Gli stati ci danno un controllo reale su ciò che accade al veicolo dall’arrivo alla partenza. I dipendenti hanno visto il valore dell’implementazione e ora il Dock Scheduler non è un problema per loro. Al momento, tutte le consegne sono prenotate, il che ci ha aiutato a ridurre i ritardi.

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Dock Scheduler – un moderno sistema di gestione delle fasce orarie offerto da Trans.eu Group S.A. Se state cercando lo strumento giusto o avete domande, scriveteci: [contatto].