Boryszew S.A.: Jak skróciliśmy czas obsługi auta aż o 40%?

• 
• Boryszew S.A.
• Oddział Boryszew ERG w Sochaczewie
• Boryszew ERG to firma z ponad 100-letnią tradycją, należąca obecnie do jednej z największych w Polsce grup przemysłowych: Grupy Kapitałowej BORYSZEW S.A. Firma jest producentem m.in. najbardziej rozpoznawalnych płynów do chłodnic samochodowych BORYGO.

Jednym z najważniejszych elementów wydajnego przedsiębiorstwa jest dobrze zorganizowany magazyn. Jak był zorganizowany Państwa magazyn przed wdrożeniem rozwiązania? Jak wyglądał proces awizacji Państwa przewoźników?

Adam Jasiecki: Przewoźnicy oraz dostawcy przekazywali informację o przyjeździe auta telefonicznie oraz mailowo. Harmonogram tworzyliśmy manualnie na własne potrzeby. Nie mieliśmy informacji o numerze rejestracyjnym auta oraz danych kierowcy. O godzinie przyjazdu auta na załadunek dowiadywaliśmy się w ostatniej chwili, co powodowało trudności w odpowiednim zaplanowaniu pracy magazynu. Nasz magazyn ma bardzo dużą powierzchnię. Często zdarzały się sytuacje, kiedy nie wiedzieliśmy czy pojazd już wjechał na teren magazynu, czy też nie.

Justyna Lusztak: Niemal codziennie borykaliśmy się z kolejkami na załadunkach i rozładunkach. Nie mieliśmy danych pokazujących dokładną godzinę przyjazdu oraz wyjazdu przewoźników oraz dostawców. Brakowało także narzędzia do komunikacji pomiędzy pracownikami – mowa tutaj o ochroniarzach, magazynierach oraz logistykach.

Co skłoniło Państwa do zainteresowania się rozwiązaniem do zarządzania oknami czasowymi?

A.J.: Wiedzieliśmy, że przyjdzie taki moment, w którym cyfryzacja procesów magazynowych będzie konieczna. Pojawiły się problemy związane z kolejkami na załadunki oraz rozładunki, magazyn nie wyrabiał się z bieżącą obsługą zadań. Nie było spójnego harmonogramu dla wszystkich podwykonawców. Pojawiło się również ryzyko kar postojowych, czego chcieliśmy uniknąć.

Dlaczego wybraliście Państwo narzędzie oferowane przez Trans.eu – Dock Scheduler?

J.L.: Nasz wybór padł na Trans.eu z uwagi na szeroką ofertę IT dla producentów, zwłaszcza w zakresie wsparcia logistyki. Funkcjonalności dostępne w platformie takie jak: czas realizacji projektu oraz koszty wyróżniały ofertę Trans.eu na tle innych dostawców.

Jak przebiegało wdrożenie Dock Scheduler w Państwa firmie? Jak oceniacie Państwo współpracę z opiekunem klienta?

J.L.: Samo wdrożenie trwało ok. 2 miesiące. Oprócz współpracy z opiekunem, kontaktowaliśmy się również z osobami odpowiedzialnymi za tworzenie modułu jak i działem wdrożeniowym Trans.eu. Po podpisaniu zamówienia, otrzymaliśmy harmonogram wdrożenia, w którym zostały rozpisane wszystkie kroki. W każdym momencie mogliśmy liczyć na wsparcie osób zaangażowanych w projekt.

Jakie obszary udało się usprawnić?

J.L.: Przede wszystkim udało się poukładać proces naszych załadunków i rozładunków. Pracownicy z działu ochrony, magazynu, logistyki oraz zakupów mają dostęp do platformy, dzięki czemu pracujemy w jednym środowisku, a przepływ informacji jest dużo sprawniejszy. W każdym momencie mamy wgląd do tego, co się dzieje z autem: od pojawienia się go przy bramie wjazdowej na teren magazynu, przez załadunek/rozładunek, aż do wyjazdu pojazdu poza teren zakładu. Zmniejszyły się kolejki na załadunkach oraz dostawach. Podwykonawcy są zadowoleni. Mamy też większą kontrolę nad pojazdem i jeśli zajdzie taka konieczność, możliwość elastycznej zmiany czasu operacji.

Zmiany zawsze wywołują lęk, a często nawet opór pracowników. Jakie były największe obawy w Państwa firmie przed wdrożeniem systemu? W jaki sposób na zmiany zareagowali pracownicy magazynu?

A.J.: To prawda, każda zmiana powoduje lęk u pracowników, w szczególności jeżeli wprowadza się nowe narzędzie technologiczne. Szkoleniowcy z Trans.eu przeprowadzili warsztaty z obsługi platformy dla wszystkich grup, które będą korzystać z narzędzia. Największą z obaw było wprowadzenie zmian u pracowników ochrony oraz magazynu. Na szczęście moduły okazały się czytelne i łatwe w obsłudze. A także bezpieczne, ponieważ ograniczają dostęp do konkretnych funkcji w platformie niepowołanym osobom. Po kilku prezentacjach systemu wraz z Panią Justyną doceniliśmy prostotę narzędzia i nie baliśmy się bariery technologicznej. Musieliśmy tylko przełożyć obecny proces na nowy model działania i to się udało.

Jak zareagowali Państwa kontrahenci (przewoźnicy) na nowy sposób awizacji?

J.L.: Wszyscy nasi stali podwykonawcy korzystają z platformy Trans.eu i jest to dla nich dobrze znane środowisko pracy. Zmiana modelu działania oraz konieczność awizacji za pośrednictwem Dock Scheduler’a nie stanowiła dla nich większego problemu, tym bardziej, że nie wiąże się ona z dodatkowymi kosztami.

Co Pani zdaniem było największym wyzwaniem w czasie całego procesu wdrażania?

J.L.: Zmiana nawyków i przekonanie do korzyści wdrożenia nowego narzędzia. Przeprowadzenie zmiany wymaga odważnych kroków i wzięcia na siebie odpowiedzialności. W porozumieniu z Zarządem spółki oraz po konsultacjach z kierownikiem magazynu, uznaliśmy, że to właściwy krok i w perspektywie czasu przyniesie nam wymierne korzyści. Na co dzień współpracujemy z firmami, które korzystają z analogicznych narzędzi, stąd uznaliśmy, że i u nas warto wprowadzić coś podobnego.

Jak to wygląda teraz, czy udało się osiągnąć zamierzony efekt po wdrożeniu naszego systemu?

J.L.: Osiągnęliśmy zamierzone cele. Początkowo nie było łatwo, jednak po kilku miesiącach po wdrożeniu widzimy, że narzędzie przyjęło się wśród pracowników. Udało nam się skrócić czas obsługi auta o 40%, mamy spójną komunikację oraz przepływ informacji wewnątrz organizacji, praca magazynu jest zaplanowana oraz rozłożona równomiernie na cały dzień.

Obecnie aktywnie korzystacie Państwo z zarządzania oknami czasowymi. Co się zmieniło w pracy magazynu po wdrożeniu narzędzia?

A.J.: Po pierwsze, na bieżąco jesteśmy w stanie monitorować auto od przyjazdu do wyjazdu dzięki dostępnym statusom w platformie. Mamy dostęp do danych bieżących oraz historycznych naszych dostaw oraz wysyłek. Dzięki temu, że 80% dostaw jest awizowanych dzień wcześniej, możemy realizować założony plan pracy magazynu. Po zakończonym dniu pracy, mamy wgląd do tego, czy wszystkie zaplanowane awizacje zostały zrealizowane. W przypadku niespodziewanych zmian, możemy również reagować na bieżąco, co zapewnia nam pełną elastyczność.

Jak to wygląda teraz? Czy pracownicy magazynu widzą wartość po wdrożeniu narzędzia ?

A.J.: Przede wszystkim mamy porządek. Narzędzie jest proste, czytelne i dostępne dla każdej osoby, która jest zaangażowana w proces obsługi załadunków i rozładunków. Dzięki statusom mamy realną kontrolę nad tym co się dzieje z pojazdem od wjazdu do wyjazdu. Pracownicy docenili wartość wdrożenia i obecnie obsługa Dock Scheduler’a nie stanowi dla nich żadnego problemu. Na ten moment wszystkie dostawy są awizowane, dzięki czemu udało się zredukować opóźnienia.