Boryszew S.A.: Wie wir die Abfertigungszeit von Fahrzeugen um bis zu 40% reduziert haben

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• Boryszew S.A.
• Niederlassung in Sochaczew
• Boryszew ERG ist ein Unternehmen mit mehr als 100-jähriger Tradition, das derzeit zu einer der größten Industriegruppen in Polen gehört: BORYSZEW S.A. Kapitalgruppe. Das Unternehmen ist unter anderem Hersteller der bekanntesten Autokühlerflüssigkeit BORYGO.

Adam Jasiecki: Die Frachtführer und Lieferanten informierten uns telefonisch und per E-Mail über die Ankunft des Fahrzeugs. Wir erstellten den Fahrplan manuell für unsere eigenen Zwecke. Wir hatten keine Informationen über die Daten des Fahrers oder die Zulassungsnummer des Fahrzeugs. Wir wurden erst in letzter Minute über die Ankunftszeit des Lkws für die Beladung informiert worden, was uns erschwerte, die Arbeit im Lager richtig zu planen. Unser Lager ist sehr groß. Es gab oft Situationen, in denen wir nicht wussten, ob ein Fahrzeug bereits im Lager angekommen war oder nicht.

Justyna Lusztak: Wir hatten fast täglich mit Warteschlangen beim Be- und Entladen zu tun. Wir hatten keine Daten, die die genauen Ankunfts- und Abfahrtszeiten von Frachtführern und Lieferanten anzeigten. Außerdem fehlte uns ein Instrument für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern – nämlich dem Sicherheitspersonal, den Lagerverwaltern und den Logistikern.

Warum haben Sie sich für das Time Slot Management interessiert?

A.J.: Wir wussten, dass die Zeit kommen würde, in der die Digitalisierung der Lagerprozesse notwendig sein würde. Es traten Probleme mit Warteschlangen beim Be- und Entladen auf, das Lager war nicht in der Lage, die laufenden Aufgaben zu bewältigen.

Warum haben Sie sich für das von Trans.eu angebotene Tool – Dock Scheduler – entschieden?

J.L.: Wir haben uns für Trans.eu entschieden, weil es eine breite Palette von IT-Dienstleistungen für Hersteller anbietet, insbesondere im Bereich der Logistikunterstützung. Die auf der Plattform verfügbaren Funktionalitäten, die Dauer der Projektimplementierung und die Kosten unterscheiden das Angebot von anderen.

Wie verlief die Implementierung des Dock Schedulers in Ihrem Unternehmen? Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Kundenbetreuer bewerten?

J.L.: Die Implementierung selbst dauerte etwa 2 Monate. Wir haben nicht nur mit dem Kundenbetreuer zusammengearbeitet, sondern auch mit den Verantwortlichen für die Entwicklung des Moduls und mit der Trans.eu-Implementierungsabteilung. Nach der Unterzeichnung des Auftrags erhielten wir den Implementierungsplan, in dem alle Schritte aufgeführt waren. Zu jeder Zeit konnten wir auf die Unterstützung der am Projekt beteiligten Personen zählen.

Welche Bereiche wurden optimiert?

J.L.: Zunächst einmal konnten wir unseren Be- und Entladeprozess organisieren. Mitarbeiter aus den Abteilungen Sicherheit, Lager, Logistik und Einkauf haben Zugriff auf die Plattform, so dass wir in einer Umgebung arbeiten wo der Informationsfluss viel effizienter ist. Wir können jederzeit sehen, was mit dem Fahrzeug passiert: von der Ankunft am Lagertor über das Be- und Entladen bis hin zur Abfahrt des Fahrzeugs vom Lagergelände. Die Warteschlangen bei der Be-und Entladung haben sich verringert. Die Auftragnehmer sind zufrieden. Außerdem haben wir mehr Kontrolle über das Fahrzeug und können, falls erforderlich, die Zeiten flexibel ändern.

Veränderungen lösen bei den Mitarbeitern immer Ängste und sogar Widerstand aus. Was waren die größten Ängste im Unternehmen vor der Systemeinführung? Wie haben die Lagermitarbeiter auf die Veränderungen reagiert?

A.J.: Es stimmt, jede Veränderung löst bei den Mitarbeitern Ängste aus, vor allem, wenn ein neues technologisches Instrument eingeführt wird. Die Mitarbeiter von Trans.eu haben Workshops zur Nutzung der Plattform für alle Gruppen durchgeführt, die von dem Tool profitieren werden. Die größte Sorge bereiteten die Änderungen für das Sicherheits- und Lagerpersonal. Glücklicherweise erwiesen sich die Module als klar und einfach zu bedienen. Außerdem sind sie sicher, da sie den Zugriff Unbefugter auf bestimmte Funktionen der Plattform verhindern. Nach einigen Präsentationen des Systems schätzten Justyna und ich die Einfachheit des Tools und hatten keine Angst vor der technologischen Barriere. Wir mussten nur den aktuellen Prozess in ein neues Betriebsmodell übersetzen, und das hat funktioniert.

Wie haben Ihre Vertragspartner (Frachführer) auf die neue Art der Buchung reagiert?

J.L.: Alle unsere regulären Subunternehmer nutzen die Trans.eu-Plattform und sind mit dieser Arbeitsumgebung vertraut. Die Änderung des Betriebsmodells und die Notwendigkeit, Buchungen über den Dock Scheduler vorzunehmen, stellte für sie kein größeres Problem dar, zumal dies keine zusätzlichen Kosten mit sich bringt.

Was war Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung während des gesamten Implementierungsprozesses?

J.L.: Die Gewohnheiten zu ändern und die Leute von den Vorteilen der Einführung des neuen Tools zu überzeugen. Eine Veränderung erfordert mutiges Handeln und die Übernahme von Verantwortung. In Absprache mit dem Vorstand des Unternehmens und dem Lagerleiter haben wir entschieden, dass dies der richtige Schritt ist und uns langfristig greifbare Vorteile bringen würde. Da wir regelmäßig mit Unternehmen zusammenarbeiten, die ähnliche Tools verwenden, hielten wir es für eine gute Idee, auch hier etwas Ähnliches einzuführen.

Wie sieht es jetzt aus, wurde die erhoffte Optimierung dank unseres Systems erreicht?

J.L.: Wir haben unsere Ziele erreicht. Am Anfang war es nicht einfach, aber nach einigen Monaten der Einführung können wir feststellen, dass das Tool von den Mitarbeitern angenommen wurde. Es ist uns gelungen, die Zeit für die Fahrzeugabfertigung um 40 % zu verkürzen, wir haben einen konsistenten Kommunikations- und Informationsfluss innerhalb der Organisation, die Lagerarbeit wird geplant und gleichmäßig über den Tag verteilt.

Sie nutzen jetzt aktiv das Time Slot Management. Was hat sich nach der Einführung des Tools im Lagerbetrieb geändert?

A.J.: Zunächst einmal sind wir in der Lage, das Fahrzeug von seiner Ankunft bis zu seiner Abfahrt dank der auf der Plattform verfügbaren Statusmeldungen kontinuierlich zu überwachen. Wir haben Zugang zu aktuellen und historischen Daten über unsere Lieferungen und Sendungen. Da 80 % der Lieferungen am Vortag gebucht werden, können wir den Lagerplan einhalten. Am Ende des Arbeitstages haben wir einen Überblick darüber, ob alle geplanten Buchungen abgeschlossen sind. Bei unerwarteten Änderungen können wir außerdem in Echtzeit reagieren, was uns volle Flexibilität verleiht.

Wie stellt sich die Situation jetzt dar? Sehen die Lagermitarbeiter einen gewissen Nutzen nach der Einführung des Tools?

A.J.: Vor allem haben wir Ordnung im Prozess. Das Tool ist einfach, benutzerfreundlich und für jeden zugänglich, der am Be- und Entladeprozess beteiligt ist. Die Statusmeldungen geben uns eine echte Kontrolle darüber, was mit dem Fahrzeug von der Ankunft bis zur Abfahrt geschieht. Die Mitarbeiter haben den Wert von Dock Scheduler erkannt. Im Moment werden alle Lieferungen gebucht, was uns geholfen hat, Verspätungen zu reduzieren.

Es ist uns gelungen, die Zeit für die Fahrzeugabfertigung um 40 % zu verkürzen, wir haben einen einheitlichen Kommunikations- und Informationsfluss innerhalb der Organisation, die Lagerarbeit ist geplant und gleichmäßig über den Tag verteilt.