5 strategie per migliorare la comunicazione con i trasportatori

Il coordinamento e l’assegnazione degli ordini di trasporto a ciascun fornitore sono spesso processi complessi e, senza una buona gestione, possono portare a colli di bottiglia, errori e, in ultima analisi, costi aggiuntivi.

Date le imminenti direttive europee che promuovono la sostenibilità, non sorprende che tale obiettivo sia perseguito anche attraverso l’iperconnettività, la digitalizzazione di documenti come l’eCMR e la trasparenza delle emissioni, per consentire alle aziende di avere un controllo più chiaro sul loro impatto ambientale.

Tuttavia, per il settore logistico, la sostenibilità non riguarda solo la riduzione delle emissioni, ma si estende al modo in cui le aziende gestiscono le proprie risorse, trattano i propri collaboratori e interagiscono con le comunità, noto come ESG (Environmental, Social and Governance).

In termini di gestione efficiente della supply chain, che coinvolge molteplici attori, dai fornitori ai clienti e ai trasportatori, la cooperazione è fondamentale per perseguire questa sostenibilità a 360º.

Non è più sufficiente che ogni azienda ottimizzi i propri processi in modo isolato; il vero cambiamento avviene quando tutti gli anelli della catena di fornitura, dai fornitori ai trasportatori e ai clienti, lavorano insieme in modo coordinato e collaborativo.

Esploriamo come la tecnologia possa aiutare a risolvere alcuni frequenti problemi di comunicazione:

1. Semplificare le comunicazioni ed eliminare le ridondanze

Uno dei problemi più frequenti nell’assegnazione degli ordini di trasporto è la mancanza di un canale di comunicazione unificato. I committenti si trovano a dover inviare più e-mail e telefonare per confermare i dettagli, regolare le tempistiche e assicurarsi che tutto sia in ordine. Questo può essere particolarmente problematico quando gli ordini vengono gestiti manualmente e non esiste un sistema centralizzato.

Il modulo Freights di CargoON consente di gestire tutti gli ordini di trasporto in un unico luogo, eliminando la necessità di strumenti separati o di canali multipli, poiché si integra facilmente tramite API al vostro TMS o ERP. Ciò significa che possiamo agire come connettore da SAP, ad esempio, assegnando l’ordine al vettore già determinato o giocare con l’algoritmo e l’assegnazione in base alla disponibilità e al miglior prezzo e percorso. Tutto ciò facilita la comunicazione tra committenti e vettori, riducendo le duplicazioni ed evitando la confusione nei processi di assegnazione e conferma.

2. Assegnazione automatica degli ordini: più rapidità e precisione

L’assegnazione manuale degli ordini di trasporto è spesso un processo che richiede molto tempo, soprattutto quando si tratta di analizzare la disponibilità, il costo e i tempi di transito di ciascun vettore. Con una soluzione digitale come Freights, il committente può automatizzare l’assegnazione, il che non solo accelera il processo, ma consente anche di sfruttare appieno la capacità dei propri fornitori: si possono distribuire le merci in modo più efficace, ridurre i rischi di ritardi e di chilometri a vuoto e pianificare in anticipo più trasporti contemporaneamente per una consegna frazionata.

3. Trasparenza e accesso ai dati in tempo reale

Uno degli aspetti più importanti del rapporto con i fornitori è la trasparenza. Senza un’adeguata visibilità delle informazioni, sia i mittenti che i vettori possono incorrere in ritardi e incomprensioni. CargoON, attraverso il suo modulo Freights, consente alle imprese committenti di condividere in tempo reale i dati relativi a ciascun ordine di trasporto, assicurando che ogni vettore abbia accesso ai dettagli essenziali per la sua gestione. Allo stesso modo, il vettore può segnalare eventuali problemi durante il tragitto e persino registrare i costi extra, come quelli relativi ai tempi di inattività, in modo che l’arrivo della fattura non sia una sorpresa.

Grazie a questa trasparenza, si riduce la necessità di inviare e-mail o telefonate di follow-up, poiché sia il mittente che il vettore sono a conoscenza dei requisiti e dello stato di ogni ordine. Le informazioni fluiscono in modo efficiente, riducendo così i problemi di comunicazione che spesso causano contrattempi e costi aggiuntivi.

4.Migliorare la collaborazione e la relazione con i trasportatori

Una comunicazione efficiente non ha solo vantaggi operativi, ma rafforza anche il rapporto con i fornitori di servizi di trasporto. Grazie a un sistema unificato che facilita il flusso di informazioni e automatizza i processi, i trasportatori possono concentrarsi sul loro compito principale – la consegna delle merci – senza doversi preoccupare di riconferme o aggiustamenti dell’ultimo minuto.

Per il committente, questo miglioramento del rapporto si traduce in un lavoro più collaborativo e affidabile, in cui i vettori sono veri e propri partner logistici. Questo non solo aumenta la qualità del servizio, ma crea anche una rete di trasporto più solida ed efficiente.

Allo stesso modo, la possibilità di misurare le prestazioni di ciascun vettore attraverso il modulo Report, un KPI importante per qualsiasi reparto logistico, consente di rinegoziare le tariffe e di premiare e fidelizzare quei vettori che consegnano puntualmente e per intero (OTIF) e che quindi ci aiutano a offrire un servizio di qualità ai nostri clienti, evitando al contempo le penalizzazioni finanziarie per il mancato servizio puntuale.

5.Trasformare la tecnologia in un partner

L’adozione di strumenti digitali implica la rottura del modello di lavoro tradizionale e il cambiamento non è sempre accolto da tutti i collaboratori con favore, anche se è per il meglio. Quando si tratta di estendere la trasformazione digitale al nostro ecosistema di partner, la sfida può essere ancora più grande.

Spesso i vettori si rifiutano di collaborare con i propri clienti attraverso nuovi strumenti, sia perché ciò comporta costi aggiuntivi per loro, sia perché l’accesso alla formazione e al supporto è limitato. Nel caso di CargoON, il modello di business non si basa sul pay-per-use da parte del vettore e c’è un reale supporto nella formazione dei vettori.

Coinvolgere il vettore fin dall’inizio del processo e tenere conto delle sue esigenze quando si tratta della tecnologia proposta sarà la chiave del successo del progetto.

La trasformazione digitale come soluzione ai problemi di comunicazione

La digitalizzazione va oltre la modernizzazione dei processi, ma implica la trasformazione del modo in cui le imprese interagiscono con i loro fornitori di servizi di trasporto. Per le imprese committenti che desiderano massimizzare l’efficienza e migliorare la collaborazione con i propri fornitori, la digitalizzazione dei processi di assegnazione degli ordini di trasporto è una decisione che non solo può ridurre i costi e ottimizzare i tempi, ma anche  favorire il consolidamento di relazioni più affidabili con i vettori.

Strumenti come il modulo Freights di CargoON, il miglior motore di assegnazione dei carichi, aiutano a ottimizzare l’efficienza dell’intero processo, dalla creazione del preventivo all’accettazione dell’ordine di trasporto, oltre a semplificare e strutturare la comunicazione con i nostri vettori.

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