Da excel a eccellenza operativa: come ottimizzare logistica e supply chain

Excel o non Excel: questo è il dilemma

Secondo un’indagine McKinsey, il 73% dei manager si affida ai fogli di calcolo per gestire le supply chain. Effettivamente sono semplici, familiari, economici, perciò non sorprende che siano ancora molte le aziende che utilizzano i file excel per gestire i processi logistici e di supply chain: sembrano lo strumento ideale, ma la verità è che nascondono dei limiti che possono compromettere efficienza, precisione e collaborazione, ostacolando di fatto la crescita del business.

Oggi, per rispondere alle crescenti sfide del mercato, è fondamentale dotarsi di strumenti capaci di ottimizzare processi e aumentare la competitività, d’altra parte uno dei principali ostacoli all’adozione di strumenti digitali nelle aziende è proprio la resistenza al cambiamento, spesso legata a una percezione di comfort nell’utilizzo di sistemi tradizionali come i fogli di calcolo. Per superare questa barriera e cogliere i vantaggi delle nuove tecnologie, è importante in primis creare consapevolezza all’interno dell’azienda sui limiti degli strumenti attuali e sui benefici concreti che la digitalizzazione può offrire.

Dunque, analizziamo insieme perché è arrivato il momento di sostituire i fogli di calcolo e adottare soluzioni digitali più innovative, con alcuni esempi pratici.

Perché la tua supply chain merita di più di un foglio di calcolo

1. Errori

L’inserimento manuale dei dati è una fonte di errori che può avere conseguenze costose. Per esempio, un errore nel registrare il giorno o l’orario previsto per la consegna delle merci potrebbe causare ritardi o, peggio, l’interruzione della produzione per mancanza di materiali. Inoltre, formule errate nei fogli di calcolo possono alterare le previsioni o i calcoli di costi, con impatti negativi sul budget o sulla pianificazione.
“Errare humanum est”, ma perseverare è diabolico, come ci insegnano gli antichi: grazie all’automazione, gli strumenti digitali garantiscono una maggiore precisione, riducendo il rischio di errori (e orrori) dovuti all’inserimento manuale dei dati. Questo non solo permette di migliorare l’affidabilità delle informazioni, ma di risparmiare anche tempo prezioso, liberando il personale da attività ripetitive, dispendiose e poco gratificanti.

2. Se scalare il business sembra una scalata

Con l’aumento della complessità delle supply chain, i file excel faticano a gestire grandi quantità di dati. Ad esempio, un’azienda che si espande a livello internazionale, ampliando la propria rete di trasportatori, potrebbe trovarsi con fogli di calcolo multipli, pivot e macro che diventano lenti e difficili da gestire o aggiornare, trasformando la salita verso la vetta in un’estenuante arrampicata. Le piattaforme cloud-native sono invece scalabili, progettate per crescere con l’azienda e gestire grandi volumi di dati senza compromettere la performance, integrandosi facilmente con altri sistemi aziendali. Ad esempio, un sistema di gestione degli ordini di trasporto integrato con l’ERP aziendale consente di velocizzare i tempi di assegnazione dei carichi e ottimizzare i costi di trasporto.

3. Fidarsi è bene, ma collaborare è meglio

Condividere un file Excel tra diversi utenti, magari anche esterni all’azienda, è spesso un’operazione delicata che può essere fonte di confusione. Immagina di utilizzare un foglio di calcolo per gestire i flussi inbound e outbound dei diversi magazzini dell’azienda: se più utenti aggiornano il file contemporaneamente, è facile che si verifichino sovrapposizioni nelle modifiche, causando possibili disguidi nelle operazioni di carico e scarico. Le piattaforme digitali, invece, centralizzano i dati e li rendono accessibili da dovunque, permettendo inoltre di condividere con i vari stakeholder le informazioni in base ai loro livelli di autorizzazione, con un conseguente miglioramento della collaborazione fra tutti gli attori lungo la filiera. Aumentando la visibilità e la trasparenza delle loro supply chain, le aziende possono migliorare anche la soddisfazione dei clienti. Un esempio è l’implementazione di notifiche automatiche per aggiornare i clienti sullo stato delle loro spedizioni in tempo reale.

4. Sicuri di essere sicuri?

Un foglio di calcolo non offre protezioni contro accessi non autorizzati o perdita di dati, mettendo a rischio informazioni sensibili come tariffe di trasporto, dettagli dei clienti e strategie logistiche. Ad esempio, un foglio di calcolo contenente informazioni riservate potrebbe essere accidentalmente inviato al destinatario sbagliato, causando potenziali danni reputazionali oppure il file potrebbe essere danneggiato o eliminato per sbaglio senza possibilità di recuperarlo.
Per fortuna, al giorno d’oggi non serve correre simili rischi: le soluzioni digitali integrano protocolli di sicurezza avanzati, come l’autenticazione a più fattori e la crittografia, per proteggere i dati sensibili e ridurre il rischio di violazioni, oltre a prevedere backup in cloud e altri sistemi di disaster recovery per garantire la continuità aziendale e recuperare dati critici in caso problemi, fondamentali soprattutto per quelle aziende che devono adeguarsi alla NIS 2.

5. Trasformare i dati in decisioni

Avere accesso ai dati in tempo reale permette di reagire proattivamente, guadagnando in agilità, ma i fogli di calcolo non offrono aggiornamenti immediati e questo può causare inefficienze o semplicemente mancate opportunità: come ottimizzare la pianificazione della catena di approvvigionamento senza dati aggiornati sullo stato dei trasporti o dell’inventario? Le soluzioni digitali, invece, consentono un monitoraggio in tempo reale, con notifiche automatiche che consentono di reagire con tempestività e precisione. Inoltre, grazie a dashboard personalizzate e strumenti di business intelligence, le aziende possono analizzare grandi volumi di dati per identificare tendenze, prevedere la domanda e ottimizzare le scorte.

6. Non c’è efficienza operativa senza analisi

Excel ha grandi capacità analitiche, che tuttavia appaiono ormai limitate davanti al potere dei sistemi basati sull’intelligenza artificiale. In mercati alla perenne ricerca di un equilibrio fra costi in aumento e oscillazioni della domanda, i tool di analisi avanzate rappresentano un decisivo vantaggio competitivo. Ad esempio, le soluzioni digitali utilizzano algoritmi di intelligenza artificiale per monitorare i KPI delle prestazioni logistiche o per generare previsioni accurate, che consentono di ottimizzare i tempi di lavoro e allocare le risorse in modo più efficace, migliorando l’efficienza operativa e contribuendo alla redditività dell’impresa.

7. I costi dell’inefficienza

Anche se Excel sembra economico, nasconde costi che possono essere anche notevoli. Basta considerare le ore uomo impiegate dal personale per l’inserimento e l’aggiornamento manuale di dati che potrebbero invece essere gestiti con automazioni oppure i costi generati da un errore nei dati inseriti (il tempo sprecato per identificare e correggere l’errore nonché i costi connessi alle conseguenze causate dall’errore).
Digitalizzare i processi consente di eliminare questi sprechi: si può ottimizzare l’utilizzo delle risorse e ridurre le perdite tempo, migliorando l’efficienza e aumentando il ritorno sull’investimento (ROI). Ad esempio, un sistema di gestione degli slot temporali consente di automatizzare la pianificazione delle baie di carico, con una riduzione dei tempi di attesa dei camion fino al 70% e un conseguente risparmio sulle spese di controstallia.

Colmare i gap per una logistica future-ready

Per quanto possa essere rassicurante continuare ad utilizzare strumenti dall’uso ormai consolidato come i fogli di calcolo, le trasformazioni della nostra società avanzano sempre più velocemente, rendendo la transizione digitale non un rinnovamento tecnologico auspicabile, ma un necessario passo strategico verso una gestione imprenditoriale più efficiente, resiliente e innovativa.

La complessità delle moderne supply chain richiede l’utilizzo di strumenti adeguati e le più recenti soluzioni digitali rappresentano una vera svolta per i responsabili della logistica e della supply chain, che devono essere in grado di prendere decisioni informate e strategiche in tempi rapidi e in contesti di incertezza. Grazie a dati in tempo reale e analisi avanzate, i manager possono monitorare ogni fase dei processi, identificare criticità e intervenire prontamente, aumentando il controllo operativo.

Le piattaforme digitali favoriscono una collaborazione più fluida tra i team interni, le altre funzioni aziendali, i fornitori e i clienti, eliminando silos informativi e migliorando la trasparenza. Operazioni più snelle e processi ottimizzati non solo supportano la crescita aziendale, ma aiutano anche a rispondere alle sfide di un mercato in continua evoluzione, aprendo la strada verso un futuro che chiede alle supply chain maggiore efficienza, flessibilità e collaborazione.

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