Komunikacja w procesie załadunku. Dlaczego komunikacja między załadowcami a przewoźnikami jest istotna?
Im bardziej złożony łańcuch dostaw, tym łatwiej o nieporozumienia między jego uczestnikami. Dotyczy to zarówno załadowców, jak i przewoźników. O tym, że chaotyczna komunikacja w logistyce może przełożyć się na problemy w realizacji zamówień i w konsekwencji złe wyniki biznesowe nie trzeba nikogo przekonywać.
Jednocześnie rozbudowana sieć zleceń i dostaw sprawia, że osobista dbałość i troska o każdy kontakt z osobna jest utrudniona. Na pomoc przedsiębiorcom przychodzi sztuczna inteligencja. Cyfrowe i mobilne systemy komunikacji w logistyce umożliwiają prowadzenie komunikacji z kontrahentami za pomocą urządzeń mobilnych i w oparciu o chmurę.
Komunikacja w załadunku – dlaczego nie działa?
Jeżeli zwyczajowo kontaktujesz się z przewoźnikami przy użyciu jednego z popularnych komunikatorów, a inny kontrahent preferuje odmienną formę kontaktu to łatwo o nieporozumienia i przeoczenia ważnych wiadomości. Błędy w komunikacji w logistyce mogą wynikać z pracy w różnych strefach czasowych. Zjawisko to może szczególnie często występować w transporcie międzynarodowym. Może pojawić się także bariera językowa. Kierowcy zatrudnieni przez polskich przewoźników pochodzą z różnych krajów i ich znajomość języka polskiego może być niewystarczająca do rozwiązania np. problemów z dokumentami transportowymi na jednej z granic UE.
Kluczem jest przejrzystość
Opóźnienia i błędy w komunikacji w logistyce mogą być kosztowne. Jak ich uniknąć? Po pierwsze – stawiając na transparentność. Warto postawić na komunikację pisemną, której ślad pozostaje widoczny dla obu stron. System komunikacji w logistyce powinien gwarantować kontrahentom równy dostęp. Także załadowca powinien udostępnić swoim pracownikom wspólny dostęp do tego samego, zintegrowanego narzędzia służącego wymianie informacji. W ten sposób unikniemy dublowania wiadomości, a kontakt będzie przejrzysty dla wszystkich uczestników, od działu księgowości, po kierowcę-kontrahenta. Taką przejrzystość gwarantują cyfrowe systemy do zarządzania transportem (TMS). To właśnie tam można monitorować ładunki i udostępniać ich status. Do tego celu służą nowoczesne narzędzia cyfrowe jak np. statusowanie frachtów dostępne w ofercie CargoON. Dowiedz się więcej i zamów już dziś!
Komunikacja bez opóźnień
W szybko pędzącym świecie reagowanie na problemy w czasie rzeczywistym to klucz do ich neutralizacji. Podobnie jest z komunikacją w logistyce. Gdy proces wymiany informacji jest przejrzysty i jednocześnie trwa w czasie rzeczywistym, łatwiej jest synchronizować działania i wyeliminować potencjalne źródła problemów. Jest to możliwe przede wszystkim wtedy, gdy zarówno załadowcy, jak i przewoźnicy wykorzystują komunikację opartą na chmurze. W trosce o wydajność należy wdrożyć przede wszystkim komunikację mobilną, która umożliwia szybką reakcję. Dbając o klienta, nie można zapominać o regularnym informowaniu go o statusie zamówienia i dostawy. Sprawnie funkcjonujący system komunikacji w logistyce to większa wydajność, mniej sytuacji stresogennych i niższe straty oraz rzadsze uszkodzenia towarów.
Automatyzacja procedur
Wśród wielu czynności związanych z zarządzaniem logistyką są takie, które bez utraty jakości można powierzyć sztucznej inteligencji. Zautomatyzować można nie tylko proces dostaw, ale również komunikację z klientem. Chodzi tu np. o cyfrowe przetwarzanie dokumentów, co pozwala na wyeliminowanie ręcznego wprowadzania każdej faktury. Przyspieszy to obsługę płatności i dodatnio wpłynie na relacje z klientem. Innym segmentem logistyki, w którym można wprowadzić takie rozwiązania, jest magazyn. Awizacja dostaw i okna czasowe pozwalają nie tylko lepiej zaplanować prace magazynu, ale także poprawić komunikację w logistyce. Wraz z automatyzacją procesu można poprawić również koordynację działań poszczególnych działów danej firmy.
Komunikacja w procesie załadunku – na co zwracać uwagę?
Automatyzacja ma bezpośredni wpływ na komunikację w logistyce. Ani załadowca, ani przewoźnik nie mają zwykle czasu, aby godzinami ustalać wszystkie detale przez telefon. Obie strony powinny zawsze, oczywiście w miarę możliwości, odbierać połączenia i reagować na wiadomości tekstowe. Jednak nie każda sprawa będzie mieć wpływ na terminową realizację harmonogramu dostaw i nie każdy kontakt wymaga osobistej rozmowy. Warto pamiętać o tym, aby możliwie jak najwięcej spraw załatwiać pisemnie. Przewoźnicy nie muszą również informować załadowców o tym, że dostawa została zrealizowana bez przeszkód. Dzięki cyfrowemu monitoringowi transportu takie informacje są zautomatyzowane i docierają do zleceniodawcy w momencie rozładunku, co oszczędza czas i pozwala delegować pracowników do innych prac. Komunikacja w logistyce wymaga również wprowadzenia dobrych praktyk związanych z wzajemnym szacunkiem.
Bezpieczeństwo danych
W trosce o ochronę wrażliwych danych, które są przekazywane przy użyciu sieci internetowej do kontrahentów, warto zadbać o regularne audyty cyber-bezpieczeństwa. Dostawca oprogramowania do zarządzania transportem ma za zadanie zabezpieczyć kontakt przewoźnika z załadowcą za pomocą szyfrowania danych, zapór ogniowych oraz bezpiecznych centrów danych. To bardzo ważne kwestie i należy pamiętać o tym, że procedury bezpieczeństwa muszą zostać wprowadzone nie tylko wewnątrz firmy, ale również u kontrahentów, którzy będą korzystać z tego samego systemu do zarządzania transportem.
