Boryszew S.A.: Cum am redus timpul de gestionare al transporturilor cu 40%

- Author: Alexandru Buruleanu

Dock Scheduler – sistem revoluționar de gestionare a intervalelor orare oferit de Trans.eu Group S.A.. Compania Boryszew S.A., în următoarea etapă de digitalizare a întreprinderii, a decis să implementeze modulul de gestionare a programului de încărcare și descărcare. Justyna Lusztak, specialist în logistică și transport și Adam Jasiecki, manager de depozit al Boryszew S.A., au răspuns întrebărilor noastre despre implementare și obiectivele atinse.

  • Boryszew S.A.
  • Boryszew ERG Branch din Sochaczew, Polonia
  • Boryszew ERG este o companie cu o tradiție de peste 100 de ani, deținută în prezent de unul dintre cele mai mari grupuri industriale din Polonia: BORYSZEW S.A. Capital Group. Compania este producătorul celor mai recunoscute fluide pentru radiatoare – BORYGO.

Un depozit bine organizat este unul dintre cele mai importante elemente ale unei companii eficiente. Cum a fost organizat depozitul dumneavoastră înainte de implementarea soluției? Cum a arătat procesul de rezervare a operatorilor dvs. de transport?

Adam Jasiecki: Transportatorii și furnizorii ne anunțau prin telefon și e-mail cu privire la sosirea vehiculului. Am creat programul manual pentru propriile noastre scopuri. Nu aveam informații despre detaliile șoferului sau numărul de înmatriculare al vehiculului. Am fost informați cu privire la ora sosirii camionului pentru încărcare în ultimul moment, ceea ce a îngreunat planificarea corectă a lucrărilor depozitului. Depozitul nostru este foarte mare. Au fost adesea situații în care nu știam dacă un vehicul a intrat deja în depozit sau nu.

Justyna Lusztak: Am avut de-a face cu cozi la încărcare și descărcare aproape în fiecare zi. Nu aveam date care să indice ora exactă de sosire și plecare a transportatorilor și furnizorilor. De asemenea, ne-a lipsit un instrument de comunicare între angajați – și anume agenți de pază, depozitari și logisticieni.

De ce ați devenit interesat de soluția de gestionare a intervalelor de timp?

A.J.: Știam că va veni un moment în care va fi necesară digitalizarea proceselor din depozit. Au apărut probleme cu cozile la încărcare și descărcare, depozitul nu a putut face față sarcinilor în derulare.

De ce ați ales instrumentul oferit de Trans.eu – Dock Scheduler?

J.L.: Am ales Trans.eu pentru gama sa larga de servicii IT oferite producatorilor, in special in zona suportului logistic. Funcționalitățile disponibile pe platformă, timpul de implementare a proiectului și costurile au distins oferta de altele.

Cum s-a realizat implementarea Dock Scheduler în compania dumneavoastră? Cum ați evalua cooperarea cu managerul de cont?

J.L.: Implementarea în sine a durat aproximativ 2 luni. Pe lângă colaborarea cu account managerul, am contactat și persoanele responsabile cu dezvoltarea modulului și departamentul de implementare Trans.eu. După semnarea comenzii, am primit graficul de implementare, care a conturat toți pașii. În orice moment am putea conta pe sprijinul persoanelor implicate în proiect.

Ce zone au fost îmbunătățite?

J.L.: În primul rând, am putut să ne organizăm procesul de încărcare și descărcare. Angajații din departamentele de securitate, depozit, logistică și achiziții au acces la platformă, așa că lucrăm într-un singur mediu, iar fluxul de informații este mult mai eficient. Putem vedea ce se întâmplă cu autovehiculul în orice moment: de la sosirea acestuia la poarta depozitului, prin încărcare/descărcare, până la plecarea vehiculului din incinta depozitului. Cozile la încărcare și descărcare au fost reduse. Subcontractanții sunt mulțumiți. Avem, de asemenea, mai mult control asupra vehiculului și, dacă este necesar, posibilitatea unei modificări a timpilor de funcționare.

Am reușit să reducem timpul de gestionare a vehiculelor cu 40%, avem un flux consistent de comunicare și informații în cadrul organizației, munca în depozit este planificată și distribuită uniform pe parcursul zilei.

Schimbarea provoacă întotdeauna anxietate și chiar rezistență în rândul angajaților. Care au fost cele mai mari temeri din compania dumneavoastră înainte de implementarea sistemului? Cum au reacționat angajații depozitului la schimbări?

A.J.: Este adevărat, fiecare schimbare provoacă tensiune în rândul angajaților, mai ales dacă este introdus un nou instrument tehnologic. Trainerii Trans.eu au desfășurat ateliere de lucru privind utilizarea platformei pentru toate grupurile care vor beneficia de instrument. Cea mai mare îngrijorare a fost schimbarea personalului de securitate și depozit. Din fericire, modulele s-au dovedit a fi clare și ușor de utilizat. Și, de asemenea, în siguranță, deoarece împiedică accesul neautorizat la anumite funcții ale platformei. După câteva prezentări ale sistemului, Justyna și cu mine am apreciat simplitatea instrumentului și nu ne-am speriat de bariera tehnologică. Trebuia doar să traducem procesul actual într-un nou model de funcționare și a funcționat.

Cum au reacționat contractanții dumneavoastră (transportatorii) la noul mod de rezervare?

J.L.: Toți subcontractanții noștri obișnuiți folosesc Platforma Trans.eu și sunt familiarizați cu acest mediu de lucru. Schimbarea modelului de operare și necesitatea efectuării rezervărilor prin Dock Scheduler nu le-a pus nicio problemă majoră, mai ales că nu presupune costuri suplimentare.

Care credeți că a fost cea mai mare provocare pe parcursul întregului proces de implementare?

J.L.: Schimbarea obiceiurilor și convingerea oamenilor de beneficiile implementării noului instrument. A face o schimbare necesită acțiuni îndrăznețe și asumarea responsabilității. În consultare cu Consiliul de Administrație al companiei și cu managerul depozitului, am decis că acesta este pasul potrivit și ne va aduce beneficii tangibile pe termen lung. Lucrăm în mod regulat cu companii care folosesc instrumente similare, așa că ne-am gândit că ar fi o idee bună să introducem ceva similar și aici.

Cum arată acum? A fost atins efectul scontat după implementarea sistemului nostru?

J.L.: Ne-am atins obiectivele. Nu a fost ușor la început, dar după câteva luni de implementare putem observa că instrumentul a fost acceptat de către angajați. Am reușit să scurtăm timpul de manipulare a vehiculelor cu 40%, avem un flux consistent de comunicare și informații în cadrul organizației, munca în depozit este programată și distribuită uniform pe parcursul zilei.

Acum utilizați în mod activ gestionarea intervalului de timp. Ce s-a schimbat în funcționarea depozitului după implementarea instrumentului?

A.J.: În primul rând, suntem capabili să monitorizăm continuu vehiculul de la sosire până la plecare datorită stărilor disponibile pe platformă. Avem acces la date actuale și arhive despre livrările și expedițiile noastre. Deoarece 80% din livrări sunt rezervate cu o zi înainte, suntem capabili să respectăm programul depozitului. La sfârșitul zilei lucrătoare, avem o imagine de ansamblu asupra faptului că toate rezervările programate au fost finalizate. În cazul unor schimbări neașteptate, putem răspunde și în timp real, ceea ce ne oferă flexibilitate deplină.

Care este situația acum? Angajații din depozit văd ceva valoare după implementarea instrumentului?

A.J.: Mai presus de toate, avem ordine în proces. Instrumentul este simplu, ușor de utilizat și accesibil tuturor celor implicați în procesul de încărcare și descărcare. Statusurile ne oferă un control real asupra a ceea ce se întâmplă cu vehiculul de la sosire până la plecare. Angajații au văzut valoarea implementării și acum Dock Scheduler nu este nicio problemă pentru ei. În acest moment, toate livrările sunt rezervate, ceea ce ne-a ajutat să reducem întârzierile.

Am reușit să scurtăm timpul de manipulare a vehiculelor cu 40%, avem un flux consistent de comunicare și informații în cadrul organizației, munca în depozit este programată și distribuită uniform pe parcursul zilei.

 

Logo Dock Scheduler

Dock Scheduler – un sistem inovator de gestionare a intervalelor orare oferit de Trans.eu Group SA Dacă sunteți în căutarea unui instrument adecvat sau aveți întrebări, vă rugăm să ne contactați la, info.ro@trans.eu sau să completați formularul de mai jos 📞.