Od Excela do doskonałości: jak zoptymalizować logistykę

Excel, czy nie Excel – oto jest pytanie

Według badania McKinsey, 73% menedżerów polega na arkuszach kalkulacyjnych do zarządzania łańcuchem dostaw. W rzeczywistości są one proste, znane i niedrogie, więc nie dziwi fakt, że wciąż wiele firm używa plików Excel do zarządzania procesami logistycznymi i łańcuchem dostaw. Wydają się idealnym narzędziem, ale w rzeczywistości kryją ograniczenia, które mogą osłabiać efektywność, precyzję i współpracę, a w rezultacie hamować rozwój biznesu.

Dziś, aby sprostać rosnącym wyzwaniom rynku, niezbędne jest wyposażenie się w narzędzia zdolne do optymalizacji procesów i zwiększenia konkurencyjności. Z drugiej strony, jednym z głównych przeszkód w adopcji narzędzi cyfrowych w firmach jest właśnie opór przed zmianą, często związany z poczuciem komfortu w korzystaniu z tradycyjnych systemów, takich jak arkusze kalkulacyjne. Aby pokonać tę barierę i czerpać korzyści z nowych technologii, kluczowe jest przede wszystkim budowanie świadomości w firmie na temat ograniczeń obecnych narzędzi oraz namacalnych korzyści, jakie może przynieść cyfryzacja.

Przeanalizujmy więc wspólnie, dlaczego nadszedł czas, aby zastąpić arkusze kalkulacyjne i wdrożyć bardziej innowacyjne rozwiązania cyfrowe, z kilkoma praktycznymi przykładami.

Dlaczego Twój łańcuch dostaw zasługuje na coś więcej niż arkusz kalkulacyjny

1. Błędy i jeszcze więcej błędów

Ręczne wprowadzanie danych to źródło błędów, które mogą prowadzić do kosztownych konsekwencji. Na przykład pomyłka przy zapisie dnia lub godziny planowanej dostawy towarów może skutkować opóźnieniami lub, co gorsza, przerwaniem produkcji z powodu braku materiałów. Dodatkowo, błędne formuły w arkuszach kalkulacyjnych mogą zniekształcać prognozy lub obliczenia kosztów, co negatywnie wpływa na budżetowanie i planowanie.
„Errare humanum est”, ale trwanie w błędzie jest diabelskie, jak uczą nas starożytni: dzięki automatyzacji narzędzia cyfrowe zapewniają większą dokładność, minimalizując ryzyko błędów (i koszmarów) wynikających z ręcznego wprowadzania danych. Poprawia to nie tylko wiarygodność informacji, ale także pozwala zaoszczędzić cenny czas, uwalniając pracowników od powtarzalnych, czasochłonnych i niewdzięcznych zadań.

2. Rozwój biznesu nie powinien przypominać wspinaczki pod górę

W miarę jak łańcuchy dostaw stają się coraz bardziej złożone, Excel ma trudności z obsługą dużych ilości danych. Na przykład firma rozwijająca się na rynki międzynarodowe i rozszerzająca swoją sieć przewoźników może utknąć z wieloma arkuszami, tabelami przestawnymi i makrami, które stają się powolne i trudne w zarządzaniu lub aktualizacji, zamieniając drogę na szczyt w wyczerpującą wspinaczkę. Z kolei platformy oparte na chmurze są skalowalne, zaprojektowane, aby rozwijać się razem z firmą i przetwarzać duże wolumeny danych bez utraty wydajności, a także łatwo integrują się z innymi systemami biznesowymi. Przykładowo, system zarządzania zleceniami transportowymi zintegrowany z firmowym systemem ERP może przyspieszyć czas alokacji ładunków i zoptymalizować koszty frachtu.

3. Zaufanie jest ważne, ale współpraca jest lepsza

Udostępnianie pliku Excel kilku użytkownikom, zwłaszcza poza firmą, to często delikatna operacja, która może prowadzić do zamieszania. Wyobraź sobie korzystanie z arkusza kalkulacyjnego do zarządzania przepływami przychodzącymi i wychodzącymi w różnych magazynach firmy: jeśli wielu użytkowników aktualizuje plik jednocześnie, łatwo o nakładające się zmiany, które mogą powodować zakłócenia w załadunkach i rozładunkach. Platformy cyfrowe natomiast centralizują dane i umożliwiają dostęp do nich z dowolnego miejsca, a także pozwalają na udostępnianie informacji różnym interesariuszom zgodnie z ich poziomem autoryzacji. Rezultatem jest lepsza współpraca wszystkich podmiotów w łańcuchu dostaw. Dzięki zwiększeniu widoczności i przejrzystości łańcuchów dostaw, firmy mogą także poprawić poziom satysfakcji klientów. Przykładem może być wdrożenie automatycznych powiadomień, które dostarczają klientom aktualizacje w czasie rzeczywistym na temat statusu ich przesyłek.

4. Jak bezpieczne są Twoje dane?

Arkusz kalkulacyjny nie zapewnia ochrony przed nieautoryzowanym dostępem czy utratą danych, narażając wrażliwe informacje, takie jak stawki frachtowe, dane klientów czy strategie logistyczne, na ryzyko. Na przykład arkusz zawierający poufne dane może zostać przypadkowo wysłany do niewłaściwego odbiorcy, co prowadzi do potencjalnych szkód reputacyjnych, lub plik może zostać uszkodzony bądź usunięty przez pomyłkę, bez możliwości odzyskania. Na szczęście takie ryzyka mogą stać się przeszłością: rozwiązania cyfrowe integrują zaawansowane protokoły bezpieczeństwa, takie jak uwierzytelnianie wieloskładnikowe i szyfrowanie, aby chronić poufne dane i zmniejszać ryzyko naruszeń. Zapewniają także kopie zapasowe w chmurze oraz inne systemy odzyskiwania danych po awarii, które gwarantują ciągłość działania firmy i odzyskanie krytycznych danych w przypadku problemów. Jest to szczególnie ważne dla firm, które muszą spełniać wymagania NIS 2.

5. Od danych do decyzji

Dostęp do danych w czasie rzeczywistym pozwala działać proaktywnie i zyskiwać elastyczność, jednak arkusze kalkulacyjne nie oferują natychmiastowych aktualizacji, co może prowadzić do nieefektywności lub po prostu do utraconych szans: jak zoptymalizować planowanie łańcucha dostaw bez aktualnych danych o statusie transportu czy poziomie zapasów? Rozwiązania cyfrowe umożliwiają natomiast monitorowanie w czasie rzeczywistym, z automatycznymi powiadomieniami, które pozwalają na terminowe i precyzyjne reakcje. Dodatkowo, dzięki dostosowanym panelom i narzędziom business intelligence, firmy mogą analizować duże wolumeny danych, aby identyfikować trendy, prognozować popyt i optymalizować poziomy zapasów.

6. There is no operational efficiency without analytics

Excel has great analytical capabilities, yet these now appear limited in the face of the power of artificial intelligence-based systems. In markets perpetually searching for a balance between rising costs and fluctuations in demand, advanced analytics tools represent a decisive competitive advantage. For example, digital solutions use artificial intelligence algorithms to monitor logistics KPIs or to generate accurate forecasts, which help optimize labor time and allocate resources more effectively, improving operational efficiency and contributing to enterprise profitability.

7. Koszty nieefektywności

Choć Excel wydaje się tani, kryje w sobie koszty, które mogą być znaczne. Wystarczy pomyśleć o godzinach pracy poświęconych przez pracowników na ręczne wprowadzanie i aktualizację danych, które mogłyby być obsługiwane automatycznie, lub o kosztach wynikających z błędu w wprowadzaniu danych (czas stracony na identyfikację i korektę błędu oraz koszty związane z jego konsekwencjami). Cyfryzacja procesów pozwala wyeliminować te straty: optymalizować wykorzystanie zasobów i ograniczyć marnotrawstwo czasu, co przekłada się na większą efektywność i wyższy zwrot z inwestycji (ROI). Na przykład, system zarządzania oknami czasowymi może zautomatyzować harmonogramowanie doków załadunkowych, skracając czas oczekiwania ciężarówek nawet o 70% i oszczędzając na kosztach postoju.

Przeciwdziałanie wyzwaniom – logistyka gotowa na przyszłość

Choć korzystanie ze znanych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne, może wydawać się uspokajające, przemiany w naszym społeczeństwie postępują coraz szybciej, czyniąc cyfrową transformację nie pożądanym unowocześnieniem technologicznym, lecz koniecznym krokiem strategicznym w kierunku bardziej efektywnego, odpornego i innowacyjnego zarządzania biznesem.

Złożoność współczesnych łańcuchów dostaw wymaga użycia odpowiednich narzędzi, a najnowsze rozwiązania cyfrowe to prawdziwa rewolucja dla menedżerów logistyki i łańcucha dostaw, którzy muszą podejmować świadome, strategiczne decyzje szybko i w warunkach niepewności. Dzięki danym w czasie rzeczywistym i zaawansowanej analityce menedżerowie mogą monitorować każdy etap procesów, identyfikować kluczowe problemy i podejmować szybkie działania, zwiększając kontrolę operacyjną. Platformy cyfrowe wspierają płynniejszą współpracę między zespołami wewnętrznymi, innymi działami biznesowymi, dostawcami i klientami, eliminując silosy informacyjne i poprawiając przejrzystość.

Smuklejsze operacje i uproszczone procesy wspierają nie tylko rozwój biznesu, ale także pomagają sprostać wyzwaniom zmieniającego się rynku, torując drogę do przyszłości wymagającej większej efektywności, elastyczności i współpracy w łańcuchach dostaw.

CargoON: Cyfrowa platforma, która zmienia logistykę

CargoON oferuje zestaw skalowalnych i intuicyjnych rozwiązań w chmurze, które pomagają firmom produkcyjnym i detalistom w osiągnięciu kompleksowej cyfryzacji łańcucha dostaw. Dzięki temu możliwa jest optymalizacja przepływów logistycznych, poprawa współpracy z partnerami oraz zwiększenie efektywności operacyjnej.

🟢🟢 Gotowy porzucić arkusze kalkulacyjne?

Wykonaj krok w przyszłość z CargoON: Odkryj, jak przekształcić swoją logistykę i łańcuch dostaw dzięki dopasowanym rozwiązaniom cyfrowym.

#TurnItON