Interpipe: track&trace service heeft ons geholpen vertragingen in de levering te verminderen

Interpipe – een Oekraïens industrieel bedrijf, fabrikant van stalen buizen, spoorwielen en zwenkwielen. Het is een van de TOP10 van ‘s werelds exporteurs van naadloze buizen en rangen. Het is de derde van de fabrikanten van spoorwielen op de wereldmarkt. Het bedrijf levert producten aan meer dan 80 landen in de wereld en tot zijn klanten behoren raffinaderijen, bouw- en automobielbedrijven, evenals spoorweg- en rollend materieelfabrieken in Europa, het Midden-Oosten, Noord-Amerika en het GOS.

Vóór de Covid-pandemie was de procesdigitalisering trendy en tegenwoordig is het een onmisbare vereiste voor bedrijven die concurrerend willen blijven. Online track&trace service van vracht is een van de diensten waar steeds meer bedrijven behoefte aan hebben. Waarom hebben jullie besloten om deze oplossing in Interpipe te implementeren?

Voor een aantal redenen:

• het bedrijf als geheel had zo’n oplossing nodig. Interpripe levert haar producten rechtstreeks aan de magazijnen van klanten. Daarom is het belangrijk om tijdige leveringen te controleren om aan onze contractuele verplichtingen te voldoen. Verder digitaliseren we steeds meer processen binnen het bedrijf, zowel in de productie als in de dienstverlening. Ze worden volledig transparant, geloofwaardig en beheersbaar. De supply chain is hier geen uitzondering op.
• onze belangrijkste klant had zo’n oplossing nodig. De meeste van onze Europese klanten hebben een boekingssysteem voor het lossen van tijdslots op datum en tijd. Tijdens het afleveren van een lading moet men duizenden kilometers afleggen – het voertuig voldoet mogelijk niet aan het afleverschema, komt te laat om te lossen of komt te vroeg aan. Daarom moeten we de klant uiterlijk 48 uur voor aanvang van de boeking informeren over wijzigingen in het schema, zodat de klant het eerstvolgende beschikbare slot kan reserveren. Anders moet het voertuig voor onbepaalde tijd op de volgende wachten.
• onze logistieke afdeling had zo’n oplossing nodig. Het is noodzakelijk om de leveringen van elk voertuig elke dag te controleren. Dit deel van het werk nam nogal wat tijd in beslag. Soms hadden we te maken met het probleem van verkeerde informatie aan zowel de chauffeurs- als de vervoerderskant.

Welke criteria heeft u toegepast om een ​​aannemer te selecteren?

In de eerste plaats vertrouwen we op de ervaring van bedrijven. Sommige aannemers stelden bijvoorbeeld voor om alle vervoerders in één navigatiesysteem onder te brengen of ze tijdens het lossen trackers te geven om alle chauffeurs met elkaar te verbinden via de mobiele applicatie. Geen van de opties was goed voor ons omdat ze allemaal een aantal tekortkomingen hadden, b.v. hoe leg je de vervoerder uit dat hij het contract met zijn leverancier moet beëindigen en moet aansluiten op een door ons aanbevolen leverancier? Hoe worden de trackers geretourneerd? Wie neemt materiële verantwoordelijkheid? Wie houdt de trackers in het bedrijfsmiddelen bij? Hoe alle chauffeurs voorzien van mobiele telefoons met een stabiele internetverbinding in zowel Oekraïne als Europa?. Het Trans.eu-platform was een duidelijke leider in deze kwesties omdat het de integratie van het maximale aantal leveranciers in één systeem bood, terwijl vervoerders niet opnieuw over contracten hoefden te onderhandelen en van leverancier moesten veranderen. Bovendien was Trans.eu tot dan toe al geïntegreerd met zo’n 100 leveranciers, terwijl voertuigen aangesloten op een van deze providers vanaf de eerste dag gemonitord konden worden.

Hoe zag het track&trace systeem van leveringen er voorheen uit?

Voordat het project werd geïmplementeerd, was dit proces volledig handmatig. Vroeger hield elke logistiek medewerker zelf telefonisch toezicht op zijn voertuigen. Alle gegevens werden in één tabel ingevoerd en naar klanten verzonden. In tijden van de grootste werkdruk moesten we een andere medewerker (dispatcher) in dienst nemen, die direct betrokken was bij het verzamelen van informatie van chauffeurs en vervoerders over de locatie van voertuigen en de verwachte aankomstdatum op de losplaats. Het was te wijten aan het feit dat logistiek medewerkers het doorzoeken en bewaken van voertuigen niet konden bijhouden tot het moment van lossen.

Hoe ziet het proces er vandaag uit?

Het proces van tracking & tracing voertuigen is nu geautomatiseerd en vereenvoudigd. We hebben één rapport ontworpen met daarin alle leveringen in realtime. Om de klant te informeren over de locatie van een specifiek voertuig, wordt het rapport eenvoudig bijgewerkt. Een ander vermeldenswaardig kenmerk dat door onze experts is verbeterd, is een online kaart van alle voertuigen op de weg. Op deze kaart zijn voertuigen gegroepeerd op kleur (zoals verkeerslichten) – onderweg in overeenstemming met de leverdatum, vertraagd of eerder dan de leverdatum. Door met de muis over een bepaald pictogram te gaan, kunt u details zien van het voertuignummer, de vervoerder/verlader, de chauffeur, het ordernummer en wat het voertuig vervoert. Het is erg handig en volledig qua data voor zowel de logistieker als de klant. Het is ook vermeldenswaard dat dankzij het project de logistiek medewerker alleen bij het proces wordt betrokken wanneer het systeem bij de berekening van de geplande aankomstdatum aangeeft of het voertuig vroeg of laat arriveert. Op dit moment zijn we samen met Trans.eu bezig met het implementeren van een andere taak in het track&trace project – klantengebied. Het is noodzakelijk dat de klant zijn eigen bestelling kan volgen vanaf het moment van productie tot aan de levering aan zijn eigen magazijndeur.

Welke resultaten van de service-implementatie beschouwt u als cruciaal?

Vertragingen zijn een nachtmerrie voor ons omdat klanten strikte beperkingen hebben op data en tijden van lossen. Door het project is deze uitdaging een beheersbaar risico geworden. We hebben de leveringsonderbreking tot een minimum kunnen beperken met twee oplossingen:

• vervoerders/expediteurs weten dat de logistiek medewerker op elk moment kan controleren waar het voertuig zich bevindt, dus nemen ze een meer verantwoordelijke houding aan bij het respecteren van tijdslots (het boeken van het tijdstip van verzending);
• de logistiek medewerker ziet wanneer een levering mogelijk wordt verstoord (het voertuig loopt fors voor op schema of juist te laat) en informeert de klant hierover tijdig – uiterlijk binnen 48 uur. Zo bedroeg het percentage leveringsonderbrekingen vóór de implementatie van het project 30,4% van alle transporten. Momenteel nadert dit cijfer de 3-4%.

Dankzij dit project zijn ook de gesprekken met chauffeurs en vervoerders/expediteurs verkort. De logistieke medewerkers kunnen zich nu concentreren op het zoeken naar nieuwe partners, de uitvoering van nieuwe projecten en andere strategische zaken voor het bedrijf.

Svitlana Suvora, logistiek directeur van Interpipe