Hoe kunt u zich voorbereiden op de nieuwe CSDDD-verordeningen van de EU?

Eerder deze maand bleek dat de EU-Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) was tegengehouden. De wetgeving leek op schema te liggen voor goedkeuring, maar een coalitiepartner van de Duitse regering, de FDP, gooide roet in het eten. Omdat de FDP geen goedkeuring gaf, werd Duitsland gedwongen zich van stemming te onthouden, terwijl Italië ook op koers lag om zich ook van stemming te onthouden.

Volgens Forbes-medewerker Jon McGowan, een in de VS gevestigde advocaat die meerdere wetenschappelijke werken over ESG heeft gepubliceerd, zijn er aanwijzingen dat de “CSDDD hoogstwaarschijnlijk dood is tot na de EU-verkiezingen in juni”. McGowan voegt eraan toe dat als de wetgeving uiteindelijk wordt goedgekeurd, deze “aanzienlijk zal worden afgezwakt”.

Gezien deze ontwikkelingen zou het voor sommige verladers gemakkelijk zijn om zelfgenoegzaam te worden met hun CSDDD-voorbereidingen.

De nieuwe regels zijn echter niet in de ijskast gezet, en zelfs als ze tot op zekere hoogte worden afgezwakt, zullen de grootste bedrijven van Europa nog steeds hun werk moeten doen om te voorkomen dat ze worden gestoken. Het serieus nemen van de mogelijke tenuitvoerlegging van de wetgeving zou dus zijn vruchten moeten afwerpen.

Wat is de CSDDD?

De CSDDD-regels zijn uiteengezet in een document van de Europese Commissie dat medio december 2023 is gepubliceerd.

In de woorden van de Europese Commissie is het doel van de wetgeving als volgt:

“Het voorstel heeft tot doel duurzaam en verantwoord bedrijfsgedrag in wereldwijde waardeketens te bevorderen. Grote bedrijven zullen verplicht zijn om de negatieve effecten van hun activiteiten op de mensenrechten, zoals kinderarbeid en uitbuiting van werknemers, en op het milieu, bijvoorbeeld vervuiling en verlies aan biodiversiteit, in kaart te brengen en, waar nodig, te voorkomen, te beëindigen of te beperken.”

De Europese Commissie stelt dat de CSDDD bedrijven rechtszekerheid, een gelijk speelveld en een duurzamer concurrentievermogen zal bieden. Daarnaast wordt aangevoerd dat de CSDDD zal leiden tot meer transparantie voor consumenten en investeerders, evenals tot vooruitgang in de groene transitie en de bescherming van de mensenrechten in Europa en daarbuiten.

Op wie zijn de regels van toepassing?

De nieuwe zorgvuldigheidsregels zullen van toepassing zijn op de volgende bedrijven:

• EU-vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid met meer dan 500 werknemers en een wereldwijde netto-omzet van meer dan 150 miljoen euro
• EU-vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid die actief zijn in specifieke sectoren met een grote impact met meer dan 250 werknemers en een wereldwijde netto-omzet van 40 miljoen euro
• niet-EU-bedrijven die aan de bovengenoemde drempels voldoen met omzet die in de EU is gegenereerd

Kleine en middelgrote ondernemingen vallen niet onder het toepassingsgebied van de CSDDD.

Wat moeten bedrijven doen om hieraan te voldoen?

De Europese Commissie legt uit dat de CSDDD niet alleen van toepassing zal zijn op de eigen activiteiten van een onderneming, maar ook op haar dochterondernemingen en hun waardeketens. Als gevolg hiervan zullen bedrijven de volgende due diligence-maatregelen in hun beleid moeten integreren:

• feitelijke of potentiële negatieve effecten op de mensenrechten en het milieu identificeren, beoordelen en, waar nodig, prioriteren
• potentiële negatieve effecten voorkomen of beperken (een einde te maken aan daadwerkelijke negatieve effecten, deze te minimaliseren en te verhelpen)
• een meldingsmechanisme en een klachtenprocedure opzetten en in stand houden
• toezicht houden op de doeltreffendheid van het beleid en de maatregelen inzake zorgvuldigheidseisen
• publiekelijk communiceren over due diligence

Bovendien moeten EU-vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid met meer dan 500 werknemers en een wereldwijde netto-omzet van meer dan 150 miljoen euro “transitieplannen vaststellen en alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat hun bedrijfsstrategie verenigbaar is met het beperken van de opwarming van de aarde tot 1,5 °C”.

Wat zijn de gevolgen van niet-naleving?

De Europese Commissie stelt dat bedrijven die zich niet aan de regels houden, sancties zullen krijgen van nationale administratieve autoriteiten. Bovendien zullen slachtoffers de mogelijkheid hebben om verhaal te halen in rechte voor de schade die zij lijden als gevolg van het verzuim om passende zorgvuldigheid te betrachten.

Net als de Duitse wet op de due diligence in de toeleveringsketen kunnen deze straffen streng zijn.

“Elke EU-lidstaat zal een toezichthoudende autoriteit moeten aanwijzen die bevoegd zal zijn om sancties op te leggen, waaronder boetes tot ten minste 5% van de wereldwijde omzet van het bedrijf in het voorgaande boekjaar. In geval van niet-betaling van boetes zal de naam van het bedrijf en de aard van de inbreuk worden bekendgemaakt in een openbare verklaring”, schrijft Van Bael & Bellis, een onafhankelijk advocatenkantoor gevestigd in Brussel en Londen, in zijn CSDDD-analyse.

Volgens KPMG zullen overheidsinstanties bij de gunning van opdrachten ook gebruik kunnen maken van CSDDD-compliance als onderdeel van de criteria.

Hoe kunnen verladers zich voorbereiden?

Een aantal grote logistieke en adviesbureaus hebben onlangs hun advies over de voorbereidingen voor de CSDDD gepubliceerd.

EY schrijft dat shippers hun onderaannemers in kaart moeten brengen, en ook beleidsdocumenten en procedures voor controle en opvolging moeten ontwikkelen en implementeren.

Ondertussen heeft KPMG verwezen naar soortgelijke wetgeving die al van kracht is in sommige Europese landen, zowel EU- als niet-EU-landen. Verladers die bekend zijn met deze wetgeving kunnen deze kennis en ervaring in hun voordeel gebruiken bij de voorbereiding van de implementatie van de CSDDD.

De belangrijkste hiervan is de Duitse wet op de due diligence in de toeleveringsketen, die veel overeenkomsten vertoont met de CSDDD van de EU. “Het extraterritoriale bereik van de wetgeving is vergelijkbaar met dat van de CSDDD, waarbij bedrijven met een aanwezigheid in Duitsland worden betrokken, ongeacht waar ze hun hoofdkantoor hebben”, zegt KPMG.

Bovendien, als het gaat om het VK, wijst KPMG op de UK Modern Slavery Act en de UK Corporate Governance Code. In het eerste geval moeten bedrijven met een omzet van meer dan £ 36 miljoen in het VK “bekendmaken in hoeverre ze due diligence betrachten om slavernij en mensenhandel in hun bedrijf en toeleveringsketen te voorkomen”. Wat dit laatste betreft, zijn bedrijven verplicht om “uit te leggen hoe zij rekening hebben gehouden met de bredere behoeften van belanghebbenden, met inbegrip van milieu- en sociale kwesties”.

Tot slot verwijst KPMG ook naar de EU Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die de goedkeuring en openbaarmaking van klimaattransitieplannen voorschrijft.

“Bedrijven zullen niet te maken krijgen met dubbele vereisten in het kader van de CSDDD, maar er wordt van hen verwacht dat ze hun plan uitvoeren en elke 12 maanden bijwerken om de voortgang in de richting van de doelstellingen te beoordelen. Evenzo heeft de FCA al planningsvereisten voor de klimaattransitie voor sommige Britse bedrijven, en naar verwachting zullen er te zijner tijd meer worden vastgelegd”, zegt het bekende accountants- en adviesbureau.

Ondertussen stelt DHL dat digitalisering de sleutel zal zijn tot het bieden van de transparantie die vereist is door de nieuwe regels:

“Of het nu gaat om CSRD of CSDDD: transparantie in de toeleveringsketen is van het grootste belang voor rapportage in overeenstemming met de wet, en naleving van wettelijke vereisten kan nauwelijks worden gegarandeerd zonder effectieve IT-oplossingen. Dat brengt ons direct bij het onderwerp digitalisering. Toegegeven, het implementeren van digitale technologieën in operationele processen om aan wettelijke eisen te voldoen, is in het begin tijdrovend. Aan de andere kant kan systematische monitoring van de supply chain zoveel meer doen dan alleen het verifiëren van de duurzaamheid van processen”, zegt DHL via zijn Freight Connections-portaal.

DHL waarschuwt ook dat, aangezien de regels van toepassing zijn op de waardeketen als geheel, kleine en middelgrote bedrijven ook niet zelfgenoegzaam kunnen zijn over de CSDD:

“Als integraal onderdeel van de toeleveringsketen zullen kleine en middelgrote logistieke bedrijven dus ook verplicht zijn om aan de normen te voldoen. De opdrachtgevers dragen hun zorgplicht over aan de opdrachtnemers. Om deze reden moeten bedrijven van elke omvang tijdig de middelen creëren om relevante gegevens over mensenrechten en milieurisico’s te verstrekken – zoals sommige Franse en Duitse bedrijven al moeten doen.”

Wanneer kan de CSDD in werking treden?

De CSDD-voorstellen moeten formeel worden goedgekeurd door het Europees Parlement en de Europese Raad, iets wat is vertraagd door de ontwikkelingen waarnaar aan het begin van dit artikel wordt verwezen.

Het is onduidelijk wanneer deze goedkeuring precies zal komen, hoewel sommige waarnemers denken dat een akkoord onwaarschijnlijk zal zijn vóór de EU-verkiezingen in juni.

Het is ook belangrijk om te onthouden dat de EU-lidstaten twee jaar de tijd hebben om de CSDD in te voeren, dus de vereisten zullen waarschijnlijk pas op zijn vroegst in 2026 over de hele linie van toepassing zijn. Hoewel dat misschien relatief ver weg lijkt, gezien de omvang van de vereiste voorbereidingen, zouden degenen die het zekere voor het onzekere willen nemen, er verstandig aan doen om nu al actie te ondernemen.