Interpipe: il servizio track&trace ci ha aiutato a ridurre i ritardi nella consegna
Soddisfare le elevate esigenze dei clienti europei, ottimizzare il processo di gestione dei trasporti e, ultimo ma non meno importante, ridurre il numero di consegne in ritardo: queste sono solo alcune delle sfide recentemente affrontate da Interpipe, un'azienda industriale ucraina. Svitlana Suvora, direttrice logistica di Interpipe, ci racconta come sono riusciti a trasformare questi obiettivi in successo.
Interpipe – una società industriale ucraina, produttrice di tubi d’acciaio, ruote ferroviarie e rotelle. È uno dei TOP10 degli esportatori mondiali di tubi senza saldatura e ranghi. È il terzo produttore di ruote ferroviarie sul mercato globale. L’azienda fornisce prodotti in oltre 80 paesi nel mondo e tra i suoi clienti figurano raffinerie, aziende edili e automobilistiche, nonché ferrovie e fabbriche di materiale rotabile in Europa, Medio Oriente, Nord America e CSI.
Prima della pandemia di Covid, la digitalizzazione dei processi era di moda e oggi è un requisito indispensabile per le imprese che vogliono restare competitive. Il servizio di track&trace online delle merci è uno dei servizi richiesti da sempre più aziende. Perché hai deciso di implementare questa soluzione in Interpipe?
Per una serie di motivi:
- l’azienda nel suo insieme aveva bisogno di una tale soluzione. Interpripe consegna i suoi prodotti direttamente ai magazzini dei clienti. Pertanto, è importante monitorare le consegne puntuali al fine di adempiere ai nostri obblighi contrattuali. Inoltre, digitalizziamo sempre più processi all’interno dell’azienda, sia nella produzione che nei servizi. Diventano completamente trasparenti, credibili e gestibili. La filiera non fa eccezione.
- il veicolo potrebbe non rispettare il programma di consegna, essere in ritardo per lo scarico o arrivare in anticipo. Questo è il motivo per cui dobbiamo informare il cliente delle modifiche al programma entro e non oltre 48 ore prima dell’inizio della prenotazione in modo che il cliente possa prenotare il prossimo slot disponibile. In caso contrario, il veicolo dovrà attendere il successivo per un periodo di tempo imprecisato.
- il nostro reparto logistico aveva bisogno di una soluzione del genere. È necessario monitorare quotidianamente le consegne di ciascun veicolo. Questa parte del lavoro ha richiesto un bel po’ di tempo. A volte abbiamo dovuto affrontare il problema della disinformazione sia da parte del conducente che del vettore.
Quali criteri avete applicato per selezionare un appaltatore?
Prima di tutto, ci affidiamo all’esperienza delle aziende. Ad esempio, alcuni appaltatori hanno proposto di inserire tutti i vettori in un unico sistema di navigazione o di fornire loro localizzatori durante lo scarico per connettere tutti i conducenti tramite l’applicazione mobile. Nessuna delle opzioni era buona per noi perché ognuna di esse aveva dei difetti, ad es. come spiegare al vettore che deve risolvere il contratto con il suo fornitore e collegarsi a un fornitore da noi consigliato? Come verrebbero restituiti i tracker? Chi si assumerà la responsabilità materiale? Chi manterrà il registro dei tracker nel patrimonio aziendale? Come fornire a tutti i conducenti telefoni cellulari con una connessione Internet stabile sia in Ucraina che in Europa? La piattaforma Trans.eu era un chiaro leader in queste questioni perché offriva l’integrazione del numero massimo di fornitori in un unico sistema, mentre i vettori non avrebbero dovuto rinegoziare i contratti e cambiare fornitore. Inoltre, fino a quel momento Trans.eu era già stato integrato con circa 100 fornitori, mentre i veicoli collegati a uno qualsiasi di questi fornitori potevano essere monitorati fin dal primo giorno.
Com’era prima il sistema track&trace delle consegne?
Prima della realizzazione del progetto, questo processo era interamente manuale. Ogni logista controllava personalmente i suoi veicoli per telefono. Tutti i dati sono stati inseriti in una tabella e inviati ai clienti. Nei momenti di maggior carico di lavoro abbiamo avuto la necessità di assumere un altro dipendente (spedizioniere), direttamente coinvolto nella raccolta di informazioni da autisti e trasportatori sulla posizione dei mezzi e la data prevista di arrivo al luogo di scarico. Ciò era dovuto al fatto che i logisti non riuscivano a tenere il passo con la ricerca dei veicoli e il loro monitoraggio fino al momento dello scarico.
Com’è il processo oggi?
Il processo di tracking&tracing dei veicoli è ora automatizzato e semplificato. Abbiamo progettato un unico report contenente tutte le consegne in tempo reale. Per informare il cliente della posizione di un veicolo specifico, il report viene semplicemente aggiornato. Un’altra caratteristica che vale la pena menzionare e che è stata migliorata dai nostri esperti è una mappa online di tutti i veicoli in circolazione. Su questa mappa i veicoli sono raggruppati per colore (come i semafori): in viaggio in base alla data di consegna, in ritardo o in anticipo rispetto alla data di consegna. Passando il mouse su una particolare icona, puoi vedere i dettagli del numero del veicolo, del vettore/spedizioniere, dell’autista, del numero dell’ordine e di cosa trasporta il veicolo. È molto comodo e completo in termini di dati sia per il logista che per il cliente. Vale anche la pena notare che grazie al progetto il logista è coinvolto nel processo solo quando nel calcolo della data di arrivo programmata il sistema indica l’arrivo in anticipo o in ritardo del veicolo. Al momento, insieme a Trans.eu stiamo lavorando all’implementazione di un altro compito nel progetto track&trace: l’area clienti. E’ necessario che il cliente possa monitorare il proprio ordine dal momento della produzione fino alla consegna presso la propria porta di magazzino.
Quali risultati dell’implementazione del servizio consideri cruciali?
I ritardi sono un incubo per noi perché i clienti hanno rigide limitazioni su date e orari di scarico. Grazie al progetto, questa sfida è diventata un rischio gestibile. Siamo stati in grado di ridurre al minimo l’interruzione della fornitura con due soluzioni:
- i vettori/spedizionieri sanno che in ogni momento il logista può controllare dove si trova il mezzo, quindi adottano un approccio più responsabile nel rispetto delle fasce orarie (prenotazione dell’orario di spedizione);
- il logista vede quando una consegna può essere interrotta (il veicolo è notevolmente in anticipo rispetto al programma o, al contrario, in ritardo) e ne informa il cliente a tempo debito, non oltre 48 ore. Ad esempio, prima dell’attuazione del progetto, la percentuale di interruzioni di consegna ammontava al 30,4% di tutti i trasporti. Attualmente, questa cifra si avvicina al 3-4%.
Grazie a questo progetto sono state accorciate anche le chiamate con autisti e corrieri/spedizionieri. I responsabili della logistica possono ora concentrarsi sulla ricerca di nuovi partner, sull’implementazione di nuovi progetti e su altre questioni strategiche per l’azienda.