Interpipe : le service de suivi et de traçabilité nous a aidés à réduire les retards de livraison

Interpipe – une entreprise industrielle Ukrainienne, fabricant de tubes en acier, de roues de chemin de fer et de roulettes. Elle fait partie du TOP 10 des exportateurs mondiaux de tubes et rangs sans soudure. Elle est la 3ème parmi les fabricants de roues ferroviaires sur le marché mondial. La société livre des produits dans plus de 80 pays dans le monde et ses clients comprennent des raffineries, des entreprises de construction et automobiles, ainsi que des chemins de fer et des usines de matériel roulant en Europe, au Moyen-Orient, en Amérique du Nord et dans la CEI.

Avant la pandémie de Covid, la digitalisation des processus était à la mode et aujourd’hui c’est une exigence incontournable pour les entreprises, qui veulent rester compétitives. Le service de suivi et de traçabilité en ligne du fret est l’un des services dont ont besoin de plus en plus d’entreprises. Pourquoi avez-vous décidé d’implémenter cette solution dans Interpipe?

Pour plusieurs raisons:

• l’entreprise dans son ensemble avait besoin d’une telle solution. Interpripe livre ses produits directement dans les entrepôts des clients. Par conséquent, il est important de surveiller les livraisons dans les délais afin de remplir nos obligations contractuelles. De plus, nous numérisons de plus en plus de processus au sein de l’entreprise, tant dans la production que dans les services. Ils deviennent totalement transparents, crédibles et gérables. La chaîne d’approvisionnement n’y fait pas exception.
• notre principal client avait besoin d’une telle solution. La plupart de nos clients européens disposent d’un système de réservation permettant de décharger des créneaux horaires par date et heure. Lors de la livraison d’un chargement, il faut parcourir des milliers de kilomètres – le véhicule peut ne pas respecter le calendrier de livraison, être en retard pour le déchargement ou arriver en avance. C’est pourquoi nous devons informer le client des changements d’horaire au plus tard 48 heures avant le début de la réservation afin que le client puisse réserver le prochain créneau disponible. Sinon, le véhicule devra attendre le prochain pendant une durée indéterminée.
• notre service logistique avait besoin d’une telle solution. Il est nécessaire de suivre quotidiennement les livraisons de chaque véhicule. Cette partie du travail a pris pas mal de temps. Parfois, nous avons dû faire face au problème de la désinformation à la fois du côté du conducteur et du côté des transporteurs.

Quels critères avez-vous appliqués pour sélectionner un contractant?

Tout d’abord, nous nous appuyons sur l’expérience des entreprises. Par exemple, certains contractants ont proposé soit de regrouper tous les transporteurs dans un seul système de navigation, soit de leur fournir des trackers pendant le déchargement pour connecter tous les chauffeurs via l’application mobile. Aucune des options n’était bonne pour nous car chacune d’entre elles avait des défauts, par exemple, comment expliquer au transporteur qu’il doit résilier le contrat avec son fournisseur et se connecter à un fournisseur recommandé par nous ? Comment les trackers seraient-ils retournés ? Qui en assumera la responsabilité matérielle ? Qui conservera l’enregistrement des trackers dans les actifs de l’entreprise ? Comment fournir à tous les conducteurs des téléphones portables avec une connexion Internet stable en Ukraine et en Europe ? La plateforme Trans.eu était clairement leader sur ces questions car elle offrait l’intégration du nombre maximum de fournisseurs dans un système, tandis que les transporteurs n’auraient pas à renégocier les contrats et à changer de fournisseur. De plus, jusque-là, Trans.eu était déjà intégré à une centaine de fournisseurs, alors que les véhicules connectés à l’un de ces fournisseurs pouvaient être surveillés dès le premier jour.

À quoi ressemblait le système de suivi et de traçabilité des livraisons?

Avant la mise en œuvre du projet, ce processus était entièrement manuel. Chaque logisticien avait l’habitude de surveiller lui-même ses véhicules par téléphone. Toutes les données ont été saisies dans un seul tableau et envoyées aux clients. En période de plus grande charge de travail, nous devions embaucher un autre employé (répartiteur), qui était directement impliqué dans la collecte d’informations auprès des chauffeurs et des transporteurs sur l’emplacement des véhicules et la date d’arrivée prévue au lieu de déchargement. Cela était dû au fait que les logisticiens ne pouvaient pas continuer à fouiller les véhicules et à les surveiller jusqu’au moment du déchargement.

À quoi ressemble le processus aujourd’hui ?

Le processus de suivi et de traçabilité des véhicules est désormais automatisé et simplifié. Nous avons conçu un rapport unique contenant toutes les livraisons en temps réel. Pour informer le client de la localisation d’un véhicule spécifique, le rapport est simplement mis à jour. Une autre fonctionnalité qui mérite d’être mentionnée et qui a été améliorée par nos experts est une carte en ligne de tous les véhicules sur la route. Sur cette carte, les véhicules sont regroupés par couleur (comme les feux de circulation) – en route en fonction de la date de livraison, en retard ou en avance sur la date de livraison. En passant la souris sur une icône particulière, vous pouvez voir les détails du numéro de véhicule, du transporteur/expéditeur, du conducteur, du numéro de commande et de ce que le véhicule transporte. Il est très pratique et complet en termes de données tant pour le logisticien que pour le client. Il convient également de noter que grâce au projet, le logisticien n’est impliqué dans le processus que lorsque, dans le calcul de la date d’arrivée prévue, le système indique une arrivée précoce ou tardive du véhicule. Actuellement, en collaboration avec Trans.eu, nous travaillons à la mise en œuvre d’une autre tâche dans le projet track&trace – l’espace client. Il est nécessaire que le client puisse suivre sa propre commande depuis le moment de la production jusqu’à la livraison à sa propre porte d’entrepôt.

Quels résultats de la mise en œuvre des services considérez-vous comme cruciaux ?

Les retards sont un cauchemar pour nous car les clients ont des limitations strictes sur les dates et heures de déchargement. Du fait du projet, ce défi est devenu un risque gérable. Nous avons pu minimiser les ruptures d’approvisionnement grâce à deux solutions:

• les transporteurs/affréteurs savent qu’à tout moment le logisticien peut vérifier où se trouve le véhicule, ils adoptent ainsi une approche plus responsable du respect des créneaux horaires (réservation de l’heure d’expédition);
• le logisticien voit quand une livraison peut être perturbée (le véhicule est nettement en avance sur le planning ou au contraire en retard) et en informe le client en temps utile – au plus tard sous 48 heures. Par exemple, avant la mise en œuvre du projet, le pourcentage d’interruptions de livraison s’élevait à 30,4 % de tous les transports. Actuellement, ce chiffre approche les 3-4%.

Grâce à ce projet, les appels avec les chauffeurs et les transporteurs/affréteurs ont également été raccourcis. Les logisticiens peuvent désormais se concentrer sur la recherche de nouveaux partenaires, la mise en œuvre de nouveaux projets et d’autres sujets stratégiques pour l’entreprise.

Svitlana Suvora, directrice logistique Interpipe