Boryszew S.A.: Comment nous avons réduit le temps de traitement des véhicules jusqu’à 40 %

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• Boryszew S.A.
• Boryszew Succursale ERG à Sochaczew
• Boryszew ERG est une entreprise avec une tradition de plus de 100 ans, actuellement détenue par l’un des plus grands groupes industriels de Pologne : BORYSZEW S.A. Capital Group. L’entreprise est un fabricant, entre autres, des fluides de radiateur les plus reconnaissables – BORYGO.

Un entrepôt bien organisé est l’un des éléments les plus importants d’une entreprise efficace. Comment était organisé votre entrepôt avant la mise en place de la solution ? À quoi ressemblait le processus de réservation de vos transporteurs?

Adam Jasiecki: Les transporteurs et les fournisseurs nous ont informés de l’arrivée du véhicule par téléphone et par e-mail. Nous avons créé le calendrier manuellement pour nos propres besoins. Nous n’avions pas d’informations sur les coordonnées du conducteur ou le numéro d’immatriculation du véhicule. Nous avons été informés de l’heure d’arrivée du camion pour le chargement à la dernière minute, ce qui a rendu difficile la bonne planification des travaux de l’entrepôt. Notre entrepôt est très grand. Il y avait souvent des situations où nous ne savions pas si un véhicule était déjà entré dans l’entrepôt ou non.

Justyna Lusztak: Nous avons dû faire face à des files d’attente au chargement et au déchargement presque tous les jours. Nous n’avions pas de données indiquant l’heure exacte d’arrivée et de départ des transporteurs et des fournisseurs. Il nous manquait également un outil de communication entre les employés, à savoir les agents de sécurité, les magasiniers et les logisticiens.

Pourquoi vous êtes-vous intéressé à la solution de gestion des créneaux horaires?

A.J.: Nous savions qu’il viendrait un moment où la digitalisation des processus d’entrepôt serait nécessaire. Des problèmes de files d’attente au chargement et au déchargement sont apparus, l’entrepôt n’était pas en mesure de gérer les tâches en cours.

Pourquoi avez-vous choisi l’outil proposé par Trans.eu – le Dock Scheduler?

J.L.: Nous avons choisi Trans.eu pour sa large gamme de services informatiques proposés aux industriels, notamment dans le domaine du support logistique. Les fonctionnalités disponibles sur la plateforme, le temps de mise en œuvre du projet et les coûts distinguaient l’offre des autres.

Comment s’est déroulée la mise en place du Dock Scheduler dans votre entreprise ? Comment évaluez-vous la coopération avec votre gestionnaire de compte?

J.L.: La mise en place proprement dite a pris environ 2 mois. En plus de travailler avec le gestionnaire de compte, nous avons également contacté les personnes responsables du développement du module et le service de mise en œuvre de Trans.eu. Après la signature de la commande, nous avons reçu le calendrier de mise en œuvre, qui décrit toutes les étapes. À tout moment, nous pouvions compter sur le soutien des personnes impliquées dans le projet.

Quels domaines ont été améliorés?

J.L.: Tout d’abord, nous avons pu organiser notre processus de chargement et de déchargement. Les employés des services de sécurité, d’entrepôt, de logistique et d’achat ont accès à la plateforme, nous travaillons donc dans un seul environnement et le flux d’informations est beaucoup plus efficace. Nous pouvons voir ce qui se passe avec le véhicule à tout moment : de son arrivée à la porte de l’entrepôt, en passant par le chargement/déchargement, jusqu’au départ du véhicule de l’entrepôt. Les files d’attente au chargement et à la livraison ont été réduites. Les contractants sont satisfaits. Nous avons également plus de contrôle sur le véhicule et, si nécessaire, la possibilité d’un changement flexible des horaires de fonctionnement.

Nous avons pu réduire le temps de manutention des véhicules de 40 %, nous avons une communication et un flux d’informations cohérents au sein de l’organisation, le travail d’entrepôt est planifié et réparti uniformément tout au long de la journée.

Le changement provoque toujours de l’anxiété et même de la résistance chez les employés. Quelles étaient les plus grandes craintes dans votre entreprise avant la mise en place du système ? Comment les employés de l’entrepôt ont-ils réagi aux changements?

A.J.: C’est vrai, tout changement provoque de l’anxiété chez les salariés, surtout si un nouvel outil technologique est introduit. Les formateurs de Trans.eu ont animé des ateliers sur l’utilisation de la plateforme pour tous les groupes qui bénéficieront de l’outil. La plus grande préoccupation était d’apporter des changements au personnel de sécurité et d’entrepôt. Heureusement, les modules se sont avérés clairs et faciles à utiliser. Et aussi sûrs, car ils empêchent l’accès non autorisé à des fonctions spécifiques de la plateforme. Après quelques présentations du système, Justyna et moi avons apprécié la simplicité de l’outil et n’avons pas eu peur de la barrière technologique. Nous n’avions qu’à traduire le processus actuel en un nouveau modèle de fonctionnement et cela a fonctionné.

Comment vos contractants (transporteurs) ont-ils réagi au nouveau mode de réservation?

J.L.: Tous nos contractants réguliers utilisent la Plateforme Trans.eu et ils connaissent cet environnement de travail. Le changement de modèle de fonctionnement et la nécessité d’effectuer des réservations via le Dock Scheduler ne leur ont pas posé de problème majeur, surtout qu’il n’entraîne aucun surcoût.

Selon vous, quel a été le plus grand défi tout au long du processus de mise en œuvre?

J.L.: Changer les habitudes et convaincre de l’intérêt de mettre en place le nouvel outil. Faire un changement nécessite des actions audacieuses et une prise de responsabilité. En consultation avec le conseil d’administration de l’entreprise et le responsable de l’entrepôt, nous avons décidé que c’était la bonne étape et qu’elle nous apporterait des avantages tangibles à long terme. Nous travaillons régulièrement avec des entreprises qui utilisent des outils similaires, nous avons donc pensé que ce serait une bonne idée d’introduire quelque chose de similaire ici également.

À quoi cela ressemble-t-il maintenant, l’effet escompté a-t-il été atteint après la mise en œuvre de notre système?

J.L.: Nous avons atteint nos objectifs. Cela n’a pas été simple au début, mais après quelques mois de mise en place on constate que l’outil a été accepté par les collaborateurs. Nous avons réussi à réduire le temps de manutention des véhicules de 40 %, nous avons une communication et un flux d’informations cohérents au sein de l’organisation, le travail d’entrepôt est planifié et réparti uniformément tout au long de la journée.

Vous utilisez maintenant activement la gestion des créneaux horaires. Qu’est-ce qui a changé dans le fonctionnement de l’entrepôt après la mise en place de l’outil?

A.J.: Tout d’abord, nous sommes capables de suivre en continu le véhicule de son arrivée à son départ grâce aux statuts disponibles sur la plateforme. Nous avons accès aux données actuelles et historiques sur nos livraisons et expéditions. Comme 80% des livraisons sont réservées la veille, nous sommes en mesure de respecter le planning de l’entrepôt. À la fin de la journée de travail, nous avons un aperçu indiquant si toutes les réservations prévues ont été effectuées. En cas de changements inattendus, nous pouvons également réagir en temps réel, ce qui nous donne une flexibilité totale.

Quelle est la situation maintenant? Les employés de l’entrepôt voient-ils une certaine valeur après la mise en œuvre de l’outil?

A.J.: Surtout, nous avons de l’ordre dans le processus. L’outil est simple, convivial et accessible à toute personne impliquée dans le processus de chargement et de déchargement. Les statuts nous donnent un réel contrôle sur ce qui arrive au véhicule de l’arrivée au départ. Les employés ont vu la valeur de la mise en œuvre et maintenant le Dock Scheduler ne leur pose aucun problème. Pour le moment, toutes les livraisons sont réservées, ce qui nous a permis de réduire les retards.