Interpipe: el servicio de tracking y localización nos ayudó a reducir los retrasos en la entrega

Interpipe es una empresa industrial ucraniana, fabricante de tubos de acero, ruedas de ferrocarril y ruedas giratorias. Se encuentra en el TOP10 de los exportadores mundiales de tubos y filas sin costura y ocupa la terca posición como fabricante de ruedas de rieles en el mercado mundial. La compañía entrega productos a más de 80 países en el mundo y entre sus clientes se incluyen refinerías, empresas de construcción y automovilísticas, así como fábricas de ferrocarriles y material rodante en Europa, Medio Oriente, América del Norte y la CEI.

Antes de la pandemia del Covid, la digitalización de procesos estaba de moda, mientras que hoy se ha convertido en un requisito indispensable para las empresas que quieren ser competitivas. El servicio de seguimiento y localización de mercancías online es uno de los más demandados por las empresas productoras y distribuidoras. ¿Por qué decidió Interpipe implementar esta solución?

Por un número de razones:

• la empresa en su conjunto necesitaba una solución de este tipo. Interpripe entrega sus productos directamente en los almacenes de los clientes. Por lo tanto, es importante monitorear las entregas a tiempo para cumplir con nuestras obligaciones contractuales. Además, digitalizamos cada vez más procesos dentro de la empresa, tanto en producción como en servicios. Se vuelven completamente transparentes, creíbles y manejables. La cadena de suministro no es una excepción aquí.
• nuestro cliente clave necesitaba una solución de este tipo. La mayoría de nuestros clientes europeos disponen de un sistema de reservas de descarga por franjas horarias con fecha y hora. Al entregar una carga, uno debe recorrer miles de kilómetros: es posible que el vehículo no cumpla con el cronograma de entrega, se retrase para descargar o llegue temprano. Es por eso que debemos informar al cliente sobre los cambios en el horario a más tardar 48 horas antes del inicio de la reserva para que el cliente pueda reservar el próximo horario disponible. De lo contrario, el vehículo deberá esperar al siguiente durante un período de tiempo no especificado.
• nuestro departamento de logística necesitaba una solución de este tipo. Es necesario monitorear las entregas de cada vehículo todos los días. Esta parte del trabajo llevó bastante tiempo. A veces teníamos que lidiar con el problema de la desinformación tanto del lado del conductor como del de los transportistas.

¿Qué criterios aplicó para seleccionar un proveedor?

En primer lugar, nos basamos en la experiencia de las empresas. Por ejemplo, algunos proveedores nos propusieron que introdujéramos a todos los transportistas en un sistema de navegación o les diéramos dispositivos de seguimiento durante la descarga para tenerlos localizados a través de la aplicación móvil. Ninguna de las opciones era buena para nosotros porque presentaban algunos contra. Por ejemplo, ¿cómo explicarle al transportista que debe rescindir el contrato con su gestor de flotas y conectarse a un proveedor recomendado por nosotros? ¿Cómo nos iban a devolver los dispositivos?¿Quién asumiría la responsabilidad del material? ¿Quién iba a llevar el registro de rastreadores en la empresa? ¿Cómo proporcionar a todos los conductores teléfonos móviles con una conexión a Internet estable tanto en Ucrania como en Europa? Sin embargo, Trans.eu, con su experiencia y liderazgo en el mercado, nos ofrecía la integración del máximo número de proveedores de transporte en un solo sistema, mientras que los transportistas no tenían que renegociar contratos y cambiar de proveedor. Además, hasta ese momento, Trans.eu ya se había integrado con alrededor de 100 proveedores, mientras que los vehículos conectados a cualquiera de estos proveedores podían ser monitoreados desde el primer día.

¿Cómo era vuestras entregas antes de usar el sistema de Track&Trace?

Antes de implementar el proyecto, este proceso era totalmente manual. Cada logístico solía monitorear sus vehículos por teléfono. Todos los datos se introducían en una tabla de Excel y se enviaban a los clientes. En los momentos de mayor carga de trabajo necesitábamos contratar a otro empleado (operador de tráfico), quien participaba directamente en la recopilación de información de los conductores y transportistas sobre la ubicación de los vehículos y la fecha prevista de llegada al lugar de descarga. Debido al hecho de que los operadores no podían seguir el ritmo de localización de vehículos hasta el momento de la descarga, decidimos dar el paso de digitalizar este proceso.

¿Cómo es el proceso actualmente?

El proceso de seguimiento y rastreo de vehículos ahora está automatizado y simplificado. Hemos diseñado un informe único que contiene todas las entregas en tiempo real. El informe se actualiza para informar al cliente de la ubicación de un vehículo específico. Otra característica que vale la pena mencionar y que ha sido mejorada por nuestros expertos es un mapa online de todos los vehículos en la carretera. En este mapa, los vehículos se agrupan por color (como semáforos): en ruta de acuerdo con la fecha de entrega, retrasados ​​o adelantados a la fecha de entrega. Al pasar el ratón sobre un ícono en particular, se pueden ver los detalles del vehículo, el transportista/remitente, el conductor, el número de pedido y lo que transporta el vehículo. Es muy completo a nivel de datos tanto para el logístico como para el cliente. También vale la pena señalar que, gracias al proyecto, el responable de logística está involucrado en el proceso solo cuando es necesario, es decir, cuando afecta a la fecha de llegada programada, ya que el sistema le indica si el vehículo va a llegar temprano o con retraso. Actualmente, junto con Trans.eu, estamos trabajando en la implementación de otra tarea en el proyecto Track&Trace: el área de clientes. Es necesario mejorar la comunicación con el cliente y que este pueda controlar su propio pedido desde el momento de la producción hasta la entrega en la puerta de su propio almacén.

¿Qué resultados considera cruciales de la implementación del servicio?

Los retrasos son una pesadilla para nosotros porque los clientes tienen limitaciones estrictas en las fechas y horas de descarga. Debido al proyecto, este desafío se ha convertido en un riesgo que se puede gestionar. Pudimos minimizar la interrupción del suministro con dos soluciones:

• los transportistas/expedidores saben que en cualquier momento el logístico puede verificar dónde se encuentra el vehículo, por lo tanto, adoptan un enfoque más responsable para respetar los intervalos de tiempo (reservar el tiempo de envío);
• el encargado de logística ve cuándo una entrega puede verse interrumpida (el vehículo está significativamente adelantado o, por el contrario, retrasado) e informa al cliente sobre esto a su debido tiempo, a más tardar 48 horas. Por ejemplo, antes de implementar el proyecto, el porcentaje de interrupciones en la entrega ascendía al 30,4% de todos los transportes. Actualmente, esta cifra se acerca al 3-4%.

Gracias a este proyecto también se han acortado las llamadas con conductores y transportistas/operadores logísticos. Los logísticos ahora pueden concentrarse en la búsqueda de nuevos socios, la implementación de nuevos proyectos y otros asuntos estratégicos para la empresa.

Svitlana Suvora, directora de logística de Interpipe