De Excel a la excelencia: cómo optimizar la logística y la cadena de suministro

Excel, o no Excel, esa es la cuestión

Según un estudio de la consultora McKinsey, el 73% de los gerentes aún depende de hojas de cálculo para gestionar las cadenas de suministro. Así es, son herramientas simples, familiares y económicas, por lo que no sorprende que todavía sean muchas las empresas que utilizan archivos de Excel para gestionar los procesos logísticos y de cadena de suministro. Parecen la herramienta ideal, pero lo cierto es que esconden limitaciones que pueden comprometer la eficiencia, la precisión y la colaboración, dificultando así el crecimiento empresarial.

Hoy en día, para afrontar los crecientes desafíos del mercado, es esencial contar con herramientas capaces de optimizar procesos y aumentar la competitividad. Sin embargo, uno de los principales obstáculos para la adopción de herramientas digitales en las empresas es precisamente la resistencia al cambio, a menudo ligada a la percepción de comodidad al usar sistemas tradicionales como las hojas de cálculo.

Para superar esta barrera y aprovechar los beneficios de las nuevas tecnologías, es fundamental crear conciencia dentro de la empresa sobre las limitaciones de las herramientas actuales y los beneficios concretos que la digitalización puede ofrecer.

Analicemos juntos por qué ha llegado el momento de reemplazar las hojas de cálculo y adoptar soluciones digitales más innovadoras, con algunos ejemplos prácticos.

Por qué la gestión de tu cadena de suministro merece más que una hoja de cálculo

1. Errores y más errores

La introducción manual de datos puede ser una fuente de errores constantes que impacte en consecuencias costosas. Por ejemplo, un error al registrar el día o la hora programados para la entrega de mercancías podría ocasionar retrasos o, peor aún, la interrupción de la producción por falta de materiales. Además, las fórmulas incorrectas en las hojas de cálculo pueden distorsionar las previsiones o los cálculos de costes, impactando negativamente en el presupuesto o la planificación.

“Errare humanum est”, pero perseverar en el erros es diabólico. Recurriendo a los clásicos: gracias a la automatización, las herramientas digitales garantizan una mayor precisión, reduciendo el riesgo de errores (y horrores) derivados de la introducción manual de datos. Algo que no solo mejora la confianza de la información, sino que también ahorra tiempo valioso, liberando al personal de tareas repetitivas, largas y poco gratificantes.

2. Escalar tu negocio no debería ser como ascender una montaña

A medida que las cadenas de suministro se vuelven más complejas, una herramienta como Excel encuentra dificultades para manejar grandes volúmenes de datos. Por ejemplo, una empresa en expansión internacional que amplía su red de transportistas puede encontrarse con múltiples hojas de cálculo, tablas dinámicas y macros que se vuelven lentas y difíciles de gestionar o actualizar, transformando el camino hacia el éxito en una agotadora subida.

En cambio, las plataformas nativas en la nube, son escalables, están diseñadas para crecer acompañando al negocio y para manejar grandes volúmenes de datos sin comprometer el rendimiento, integrándose fácilmente con otros sistemas empresariales. Es el caso del sistema de gestión de órdenes de carga Freights, que integrado con el ERP de la compañía, puede acelerar los tiempos de asignación de cargas y optimizar los costes de transporte.

3. Confiar es bueno, pero la colaboración es mejor

Compartir un archivo de Excel entre varios usuarios, incluso fuera de la empresa, suele ser una operación delicada que puede generar confusión. Imagina emplear una hoja de cálculo para gestionar los flujos de entrada y salida de los diferentes almacenes de la empresa: si varios usuarios actualizan el archivo al mismo tiempo, es fácil que se produzcan cambios superpuestos, causando posibles interrupciones en las operaciones de carga y descarga.

Por el contrario, las plataformas digitales centralizan los datos y los hacen accesibles desde cualquier lugar, permitiendo además compartir información con diferentes partes interesadas según sus niveles de autorización, lo que mejora la colaboración entre todos los actores de la cadena de suministro. Al aumentar la visibilidad y transparencia de sus cadenas de suministro, las empresas también pueden mejorar la satisfacción del cliente. Un ejemplo es la implementación de notificaciones automatizadas que proporcionan a los clientes actualizaciones en tiempo real sobre el estado de sus envíos.

4. ¿Cómo de seguros son tus datos?

Una hoja de cálculo no ofrece protecciones contra el acceso no autorizado o la pérdida de datos, poniendo en riesgo información sensible como tarifas de transporte, detalles de clientes y estrategias logísticas. Por ejemplo, una hoja de cálculo con información confidencial podría enviarse accidentalmente al destinatario equivocado, causando posibles daños reputacionales, o el archivo podría dañarse o eliminarse por error sin posibilidad de recuperación.

Por suerte, estos riesgos pueden quedar en el pasado: las soluciones digitales integran protocolos de seguridad avanzados, como autenticación multifactor y cifrado, para proteger los datos sensibles y reducir el riesgo de brechas de seguridad. Además, ofrecen copias de seguridad en la nube y otros sistemas de recuperación ante desastres para garantizar la continuidad del negocio y recuperar datos críticos en caso de problemas, algo especialmente crucial para las empresas que deben cumplir con la normativa NIS 2.

5. Del dato a la decisión

Tener acceso a datos en tiempo real permite reaccionar proactivamente, ganando agilidad, pero las hojas de cálculo no ofrecen actualizaciones inmediatas, lo que puede causar ineficiencias o derivar en oportunidades perdidas. Esto lleva a plantearnos: ¿Cómo optimizar la planificación de la cadena de suministro sin datos actualizados sobre el estado del transporte o del inventario?

Las soluciones digitales permiten la monitorización en tiempo real, con notificaciones automáticas que facilitan reacciones oportunas y precisas. Además, gracias a los paneles personalizados (dashboards) y herramientas de inteligencia empresarial (BI), las empresas pueden analizar grandes volúmenes de datos para identificar tendencias, prever la demanda y optimizar el inventario.

6. No hay eficiencia operativa sin métricas

Excel tiene grandes capacidades analíticas, pero estas parecen limitadas frente al poder de los sistemas basados en Inteligencia Artificial. En mercados que buscan constantemente un equilibrio entre el aumento de costes y las fluctuaciones en la demanda, las herramientas de análisis avanzadas representan una ventaja competitiva decisiva.

Hoy, las soluciones digitales utilizan algoritmos de inteligencia artificial para monitorizar KPI logísticos o generar pronósticos precisos, lo que ayuda a optimizar el tiempo de trabajo y asignar recursos de manera más eficiente, mejorando la eficiencia operativa y contribuyendo a la rentabilidad de la empresa.

7. Los costes de la ineficiencia

Aunque Excel es económico, esconde costes que pueden ser considerables. Basta con pensar en las horas de trabajo que el personal dedica a ingresar y actualizar datos manualmente, son tareas que podrían gestionarse mediante automatización. O en los costes generados por un error en la introducción de datos, incluyendo el tiempo perdido en identificar y corregir el error, así como las consecuencias asociadas.

Al digitalizar los procesos, estas ineficiencias pueden eliminarse: se optimiza la utilización de recursos y se reduce el tiempo perdido, mejorando la eficiencia y aumentando el retorno de inversión (ROI). Por ejemplo, un sistema de gestión de franjas horarias puede automatizar la programación de los muelles de carga, reduciendo los tiempos de espera de los camiones hasta en un 70% y ahorrando en gastos por demoras.

Cerrando las brechas de una logística preparada para el futuro

Por muy tranquilizador que parezca continuar utilizando herramientas con un uso tan establecido como son las hojas de cálculo, los cambios en nuestra sociedad avanzan cada vez más rápido, convirtiendo la transición digital en un paso estratégico necesario, no solo en una simple renovación tecnológica. Se trata de avanzar hacia una gestión empresarial más eficiente, resiliente e innovadora.

La complejidad de las cadenas de suministro modernas exige el uso de herramientas adecuadas, y las últimas soluciones digitales son un cambio de paradigma para los responsables de logística y cadena de suministro, quienes deben tomar decisiones estratégicas, informadas y rápidas en entornos de incertidumbre.

Gracias a los datos en tiempo real y al análisis avanzado, los gerentes pueden monitorizar cada etapa de los procesos, identificar problemas críticos y actuar con agilidad, aumentando el control operativo. Las plataformas digitales promueven una colaboración más fluida entre equipos internos, otras funciones del negocio, proveedores y clientes, eliminando los silos de información y mejorando la transparencia.

Operaciones más ágiles y procesos optimizados no solo impulsan el crecimiento del negocio, sino que también ayudan a enfrentar los desafíos de un mercado en constante cambio, allanando el camino hacia un futuro que demanda mayor eficiencia, flexibilidad y colaboración de las cadenas de suministro.

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