5 claves para mejorar la comunicación con tus proveedores de transporte
En un entorno logístico en el que el tiempo y la eficiencia son factores clave, los cargadores se enfrentan a un reto constante: la gestión de la capacidad de transporte y mantener una comunicación fluida y eficiente con sus transportistas.
La coordinación y asignación de órdenes de transporte a cada proveedor suelen ser procesos complejos y, sin una buena gestión, pueden generar cuellos de botella, errores y, en última instancia, costes adicionales.
No es de extrañar que ante las directivas europeas que están por venir y que promueven la sostenibilidad lo hagan también a partir de la hiperconectividad, la digitalización de documentos como el eCMR y la transparencia de las emisiones, permitiendo a las empresas un control más claro sobre su impacto ambiental.
Sin embargo, para el sector logístico, la sostenibilidad no sólo implica emisiones, sino que se extiende sobre cómo las empresas gestionan sus recursos, cómo tratan a sus empleados y cómo interactúan con sus comunidades. Esto lo conocemos por sus siglas en inglés como ESG (Environmental, Social and Governance).
Hablando de una gestión eficiente de la cadena de suministro, en la que intervienen múltiples actores, desde proveedores, clientes, transportistas, la cooperación es clave para la búsqueda de esta sostenibilidad 360º. Ya no basta con que cada empresa optimice sus procesos de forma aislada. El verdadero cambio viene cuando todos los eslabones de la cadena de suministro, desde proveedores hasta transportistas y clientes, trabajan juntos de manera coordinada.
Veamos cómo la tecnología puede resolver los problemas de comunicación que suelen presentarse:
1. Simplificación de la comunicación y eliminación de la duplicidad
Uno de los problemas más frecuentes en la asignación de órdenes de transporte es la falta de un canal unificado para la comunicación. Los cargadores se encuentran en la necesidad de enviar múltiples correos y realizar llamadas telefónicas para confirmar detalles, ajustar tiempos y asegurar que todo esté en orden. Esto puede ser especialmente problemático cuando las órdenes se gestionan manualmente y no existe un sistema centralizado.
El módulo Freights de CargoON permite gestionar todas las órdenes de transporte en un sólo lugar, eliminando la necesidad de herramientas separadas o múltiples canales, ya que se integra fácilmente por API a tu TMS o ERP. Esto permite la conectividad por ejemplo desde SAP, asignando la orden al transportista que ya tienen determinado o jugar con el algoritmo y la asignación según disponibilidad y mejor precio y ruta. Todo ello facilita la comunicación entre los cargadores y los transportistas, reduciendo las duplicidades y evitando confusiones en los procesos de asignación y confirmación.
2. Automatización en la asignación de órdenes: ahorro de Tiempo y Precisión
Asignar las órdenes de transporte manualmente suele ser un proceso que consume mucho tiempo, especialmente cuando hay que analizar la disponibilidad de cada transportista, su coste y tiempos de tránsito. Con una solución digital como Freights, el cargador puede automatizar esta asignación acelerando el proceso. Y, por otro lado, permite aprovechar al máximo la capacidad de los proveedores, distribuyendo la carga de manera más efectiva, disminuyendo el riesgo de demoras y kilómetros en vacío y planificando de antemano varios transportes a la vez para una entrega fraccionada.
3. Transparencia y acceso en tiempo real a la información
Uno de los aspectos más importantes en la relación con los proveedores es la transparencia. Sin visibilidad clara de la información, tanto cargadores como transportistas pueden enfrentar retrasos y malentendidos. CargoON, a través de su módulo Freights, permite a los cargadores compartir en tiempo real los datos de cada orden de transporte, asegurando que cada transportista tenga acceso a los detalles esenciales para su gestión. Del mismo modo, el transportista puede informar de eventuales problemas en ruta e incluso anotar costes extra como, por ejemplo, los relacionados con las paralizaciones, para que la llegada de la factura no sea una sorpresa.
Gracias a esta transparencia, se reduce la necesidad de enviar correos o hacer llamadas de seguimiento, ya que tanto el cargador como el transportista están al tanto de los requisitos y del estado de cada orden. La información fluye de manera eficiente y, con ello, se disminuyen los problemas de comunicación que suelen generar contratiempos y costes adicionales.
4. Mejora de la colaboración y relación con los transportistas
La eficiencia en la comunicación no sólo tiene beneficios operativos, sino que también fortalece la relación con los proveedores de transporte. Al contar con un sistema unificado que facilita el flujo de información y automatiza los procesos, los transportistas pueden enfocarse en su tarea principal —la entrega de la mercancía— sin estar pendientes de reconfirmaciones o ajustes de último minuto.
Para el cargador, esta mejora en la relación se traduce en un trabajo más colaborativo y confiable, en el que los transportistas son verdaderos socios logísticos. Esto no sólo incrementa la calidad del servicio, sino que también crea una red de transporte más robusta y eficiente.
Asimismo, la posibilidad de medir el desempeño de cada transportista a través del módulo Reports, -un KPI importante para todo departamento de logística-, permite la renegociación de tarifas y la opción de premiar y fidelizar a aquellos transportistas que entregan a tiempo y completo (OTIF). Es decir, valoramos a aquellos proveedores que nos ayudan a ofrecer un servicio de calidad a nuestros clientes, evitando al mismo tiempo sanciones económicas por no servir a tiempo.
5. Convierte la tecnología en tu aliado
La adopción de herramientas digitales implica romper con el modelo tradicional de trabajo y en ocasiones esto no es bien recibido por parte de nuestros propios empleados. Cuando se trata de extender la transformación digital a nuestro ecosistema de colaboradores, el reto puede ser todavía mayor.
A menudo, los transportistas rechazan la colaboración con sus clientes a través de nuevas herramientas. Esto sucede, bien porque supone un coste extra para ellos o porque existe una limitación en el acceso a la formación y el acompañamiento. En el caso de CargoON, el modelo de negocio no se limita en una opción “pago por uso” por parte del transportista y existe un acompañamiento real en la formación a los transportistas.
Implicar al transportista desde el principio del proceso y tener en cuenta sus necesidades a la hora de relacionarse con la tecnología que se va a implementar, es clave para el éxito del proyecto.
Conclusión: la transformación digital como solución a los problemas de comunicación
La digitalización va más allá de modernizar procesos, implica transformar la manera en que los cargadores y proveedores de transporte interactúan. Para los cargadores que buscan maximizar la eficiencia y mejorar la colaboración con sus proveedores, apostar por la digitalización de los procesos de asignación de órdenes de transporte es una decisión que no sólo reducirá costes y optimizará tiempos, sino que también impulsará relaciones más sólidas y confiables con los transportistas.
Herramientas como el módulo Freights de CargoON, creemos que es el mejor motor de asignación de cargas, porque ayudan a optimizar la eficiencia de todo el proceso, desde la creación de la oferta hasta la aceptación de la orden de carga. Y, además, simplifican y estructuran la comunicación con nuestros transportistas.
Explora cómo llevar tu gestión de transporte al siguiente nivel: mejora la comunicación con tus transportistas y fortalece tu ecosistema.
